Het Alfa-college

1.1 Strategisch beleid

Strategisch beleid

In ‘Doelbewust naar buiten, Strategisch beleid augustus 2015 – juli 2019’ is het strategisch beleid van het Alfa-college vastgelegd. De missie van het Alfa-college is daarin als volgt verwoord:

Het Alfa-college, het christelijk Regionaal Opleidingencentrum in Noord- en Oost-Nederland, is partner in ontwikkeling in de regio en verzorgt beroepsopleidingen en Leven Lang Leren-trajecten voor jongeren en volwassenen die hen als persoon en als vakman opleiden voor de samenleving van nu en straks.

Leidend in het gedrag van de medewerkers van het Alfa-college zijn drie waarden:

  • Vertrouwen: dit is het vertrouwen dat zich kenmerkt door het bieden van veiligheid waardoor medewerkers en studenten de ruimte krijgen om verantwoordelijkheid te nemen en te dragen. Vertrouwen is in het christelijk geloof een belangrijke waarde.
  • Verbinden: dit komt zowel intern als extern tot uitdrukking. Intern als samenhorigheid, extern als betrouwbaarheid en betrokkenheid van het Alfa-college als partner. We verbinden door in voortdurende dialoog te zijn met studenten, medewerkers en externe partners. Verbinden is onze vertaling van de christelijke waarde naastenliefde.  
  • Ondernemen: dit komt tot uiting door erop af te gaan als we kansen zien, door goed om te gaan met onze middelen en door anderen te stimuleren hun middelen op een goede manier in te zetten. In deze waarde komt het rentmeesterschap tot uiting.

In ‘Doelbewust naar buiten’ is de visie van het Alfa-college verwoord in vier koersuitspraken:

  1. wij dagen studenten uit in een verantwoorde leeromgeving het beste uit zichzelf te halen
  2. wij bereiden onze studenten voor om blijvend maatschappelijk succesvol te zijn
  3. wij werken in duurzame, regionale netwerken aan toonaangevend onderwijs
  4. wij zijn rolmodel voor onze studenten

Nieuw strategisch beleid

Omdat 2018 het laatste kalenderjaar was voor onze in ‘Doelbewust naar buiten’ geformuleerde strategie én omdat we in 2018 voor de uitdaging stonden om onze kwaliteitsagenda voor de periode 2019-2022 op te stellen, zijn we in 2018 vroegtijdig gestart om te komen tot ons strategisch beleid voor de periode augustus 2019 tot en met juli 2023. Omdat naar ons oordeel het in ‘Doelbewust naar buiten’ geformuleerde beleid nog volop leidend en inspirerend is, hebben we besloten om het daarin geformuleerde beleid aan te scherpen en te actualiseren. Dat heeft geleid tot een nieuw strategisch beleidsdocument dat begin 2019 is vastgesteld: ‘Samen ondernemend leren, Strategisch beleid Alfa-college augustus 2019 - juli 2023’. 

In het nieuwe strategische beleid luidt onze missie:

Het Alfa-college realiseert als christelijk Regionaal OpleidingenCentrum samen met zijn partners een duurzaam effect op mens, regio en wereld door uitdagende leersituaties te creëren.

Onze waarden zijn dezelfde, maar de toelichting erbij is aangepast:

  • Vertrouwen: we bieden een uitdagend ontwikkelingsklimaat. Studenten en medewerkers krijgen de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en te dragen. We vinden het daarbij belangrijk dat we zeggen wat we gaan doen en dat we vervolgens doen wat we zeggen.
  • Verbinden: we verbinden door in voortdurende dialoog te zijn met studenten, medewerkers en externe partners. We gaan voor een duurzame, professionele relatie.
  • Ondernemen: we denken in kansen, verleggen onze grenzen en gaan naar buiten. We denken win-win en creëren synergie. In deze waarde komt ons rentmeesterschap tot uiting.

Onze nieuwe visie sluit aan op onze missie. We verwoorden in onze visie drie koersuitspraken die het door ons beoogde effect op mens, regio en wereld aangeven:

  1. Samen bereiden we onze studenten voor om blijvend maatschappelijk betekenisvol te zijn.
  2. Samen werken wij aan een sterke regio.
  3. Samen creëren wij meer waarde voor een betere wereld.

1.2 Organisatie

Profiel organisatie

Het Alfa-college is het christelijke regionaal opleidingencentrum (roc) voor Noord- en Oost-Nederland. Het Alfa-college leidt jonge mensen en volwassenen op voor de samenleving van nu en straks. Dit doen wij niet alleen, maar in nauwe samenwerking met bedrijven, instellingen en andere onderwijsorganisaties.

Jongeren en volwassenen kunnen bij ons terecht voor een mbo-opleiding, educatief traject, cursus of bedrijfsopleiding. We hebben vestigingen in de regio’s Groningen (inclusief de vestigingsplaatsen Leek en Assen), Hoogeveen en Hardenberg.

Ruim 14.000 jongeren en volwassenen volgen bij het Alfa-college een opleiding of cursus. Zo’n 1.350 medewerkers zorgen iedere dag voor onderwijs waarmee onze deelnemers later kansen hebben in hun leven en waarmee volwassenen hun kansen op de arbeidsmarkt vergroten.

Deelnemersaantallen

Studiesucces

Voortijdig Schoolverlaten (VSV)

Personeel

Verzuimpercentage

Menselijke maat

Het onderwijs wordt door het Alfa-college uitgevoerd in drie regio’s en daarbinnen op zes hoofdlocaties en op zeven nevenlocaties. Deze nevenlocaties hebben een geringer aantal deelnemers. Op deze locaties worden één of meerdere opleidingen verzorgd en is/zijn er één of enige teams van docenten en instructeurs. Op deze kleine locaties kennen studenten en medewerkers elkaar goed en zijn de lijnen tussen hen kort.

Voor onze hoofdlocaties geldt dit ook. Hoewel de aantallen deelnemers hier groter zijn, is het onderwijs hier ook kleinschalig en herkenbaar georganiseerd: teams van in de regel zes tot twaalf docenten en instructeurs verzorgen het onderwijs voor gemiddeld zo'n 150 studenten in een eigen deel van het gebouw. Dat de studenten op de grote locaties die kleinschaligheid ook ervaren, blijkt uit de gemiddelde score op instellingsniveau in de tweejaarlijkse JOB-monitor 2018 en het eigen deelnemerstevredenheidsonderzoek 2017 (DeTeO) op een aantal voor het onderwerp ‘menselijke maat’ relevante vragen:

vraag score DeTeO ' 17 score JOB '18
Heb je goed contact met je docenten? 3,9 3,8
Hoe vind je de begeleiding bij je opleiding? 3,4 3,6
Als je een medewerker van school nodig hebt, kun je die dan bereiken? 3,5 3,7
Helpt de school je bij het vinden van een stage-/bpv-plaats? 3,4 3,5
Vind je dat jouw begeleider op school en jouw stagebegeleider voldoende contact hebben? 3,1 3,2
Kun je je werkervaringen voldoende op school bespreken? 3,8 3,9
Vind je dat jouw school en je leerwerkbedrijf voldoende contact hebben? 3,2 3,2
Ben je goed geïnformeerd over je rechten en plichten? 3,2 3,3
Weet je waar of bij wie je terecht kunt als je een klacht hebt? 56 procent weet dat 75 procent weet dat
Voel je je veilig op school? 3,9 4,1
Vind je dat je school voldoende doet om je er veilig / op je gemak te laten voelen? 3,7 3,8
Hoe vind je de sfeer binnen de school? 3,8 3,9

Het eigen deelnemertevredenheidsonderzoek uit 2017 liet nog een lagere score zien t.o.v. de scores van de JOB-monitor van 2016 maar in 2018 ligt de deelnemertevredenheid  weer op het niveau van 2016. Voor uitgebreidere informatie over de deelnemertevredenheid zie ook paragraaf 3.2.

Als het gaat om het ervaren van de menselijke maat door de medewerkers in het Alfa-college, kan dat onderbouwd worden met de relevante scores in het medewerkersonderzoek dat eind 2018 is uitgevoerd:

vraag score MO 2015 score MO 2018
Ik ben tevreden over mijn werkzaamheden binnen het Alfa-college. 7,6 7,4
Ik voel dat ik gewaardeerd word door het Alfa-college. 6,8 6,5
Ik heb plezier in mijn werk. 8,1 7,8
Ik voel me veilig op school. 8 8
Ik ben tevreden over mijn collega's. 7,9 7,6
Als mijn collega's mijn hulp nodig hebben, kunnen ze bij me terecht. 8,6 8,5
Als collega's kunnen wij elkaar op elkaars gedrag aanspreken. 7,1 6,7
Ik ervaar goede samenwerking binnen mijn team. 7,5 7,1
Ik heb vertrouwen in mijn direct leidinggevende. 7,5 7,3

Organisatieontwikkeling

In het Alfa-college willen we graag het eigenaarschap van teams vergroten opdat teams in eigen tempo, op basis van eigen prioriteit en passend bij hun ontwikkeling kunnen werken aan hun bijdrage aan de realisatie van onze strategische doelen. Ook willen we bij onze beleidsvorming meer gebruikmaken van de denkkracht in de organisatie. Bovendien willen we graag dat het onderling leren van en met elkaar, zowel intern als extern, een impuls krijgt. Vandaar dat we in 2018 een aantal ontwikkelingen in gang hebben gezet die dit alles stimuleren en mogelijk maken. Het gaat daarbij om het herzien van de planning- en controlcyclus en van de beleids- en besluitvormingscyclus en om de ontwikkeling tot professionele leergemeenschappen.

In 2019 willen we in onze organisatieontwikkeling concrete stappen zetten die leiden tot een aangepaste planning- en control- en beleids- en besluitvormingscyclus. Ten behoeve van de ontwikkeling tot professionele leergemeenschap is een programma gestart waarin coalities aan de slag gaan om aansluitend bij ons nieuwe strategische beleid (zie paragraaf 1.1) vier bewegingen in het Alfa-college te stimuleren:

  1. van plicht naar passie
  2. van diploma naar maatschappelijk betekenisvol
  3. van intentie naar resultaat
  4. van onderwijs naar leren

Per beweging komt er een leidende coalitie, een divers samengestelde groep medewerkers die alles wat binnen het Alfa-college gebeurt of gaat gebeuren rondom haar thema, aan elkaar knoopt en versterkt.

1.3 Organigram

Inrichting organisatie

Sinds 2008 werken we in ons ROC met het regiomodel. Omdat de omvang en complexiteit van de regio Groningen groter is dan die van de twee andere regio’s, is voor de regio Groningen aanvankelijk besloten tot drie en later tot vier directeuren die collegiaal verantwoordelijk zijn voor de regio als geheel, op basis van een specifiek voor deze regio geldend directiereglement.

Bij de in gang gezette organisatieontwikkeling (zie 1.2 Organisatie) past dat de directeuren t.o.v. het College van Bestuur allen dezelfde verantwoordelijkheid hebben: elke directeur is verantwoordelijk voor zijn eigen eenheid en gezamenlijk zijn ze verantwoordelijk voor de profilering van het Alfa-college als geheel en voor de profilering van het Alfa-college in de regio waarin ze actief zijn.

Daarom is in 2018 besloten om vanuit besturingsperspectief over te gaan van vier organisatie-eenheden (drie regio’s en de service-unit Bedrijfsvoering) naar zeven organisatie-eenheden (zes onderwijseenheden die het onderwijs verzorgen in de drie regio’s Groningen, Hardenberg en Hoogeveen en de service-unit Bedrijfsvoering). Voor de regio Groningen betekent dit dus dat de formele collectieve verantwoordelijkheid van de vier directeuren voor één organisatie-eenheid verdwijnt, maar de verantwoordelijkheid om gezamenlijk het Alfa-college in de geografische regio Groningen te profileren blijft.

Deze verandering van besturing heeft geen consequenties voor de inrichting van onze organisatie. De inrichting van de organisatie van het Alfa-college is ultimo 2018 conform de inrichting ultimo 2017.

1.4 Juridische structuur

Alfa-college is de naam waaronder de Stichting Christelijk Regionaal Opleidingencentrum Noord- en Oost-Nederland handelt. Het doel van deze stichting is het doen geven en in stand houden van onderwijs. Het College van Bestuur is belast met het bestuur van de stichting. De Raad van Toezicht van de stichting heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het College van Bestuur en op de algemene gang van zaken in de stichting. Voor een aantal, in de statuten vermelde onderwerpen dient het College van Bestuur vooraf goedkeuring te vragen aan de Raad van Toezicht. Binnen deze context is het College van Bestuur verantwoordelijk voor de algehele gang van zaken binnen de stichting. 

Het Alfa-college is in 2018 verbonden met de volgende rechtspersonen:

  • Coöperatie voor netwerk van zorg- en welzijnsopleidingen, ZON UA: in deze coöperatie met uitgesloten aansprakelijkheid werken een aantal aanbieders in Groningen, Drenthe en Noord-Overijssel van opleidingen op het gebied van welzijn en gezondheidszorg samen onder de naam ZON. ZON is geen afkorting, maar staat voor energie, cyclisch, duurzaamheid en netwerken Zorg, Welzijn en Onderwijs. Het doel van ZON is een samenhangend opleidingenstelsel gezondheidszorg te bevorderen.
  • CV Beheersmaatschappij LOC+: deze commanditaire vennootschap verzorgt het beheer en de exploitatie van het Lokaal Opleidingen Centrum in Hardenberg. Als stille vennoot heeft het Alfa-college een belang van 37%.
  • Coöperatieve vereniging Shared Servicecenter PeopleSoft U.A.: deze coöperatie handelt onder de naam Flexuz en heeft ten doel het gezamenlijk beheren en onderhouden van een softwareplatform ten behoeve van de bedrijfsvoering van regionale opleidingencentra. Naast het Alfa-college participeren in deze coöperatie Noorderpoort, ROC van Twente en ROC Nijmegen.
  • Stichting EPI-kenniscentrum: in deze door het Alfa-college opgerichte stichting worden de activiteiten uitgevoerd voortvloeiende uit het penvoerderschap van het Alfa-college t.b.v. het samenwerkingsverband EPI-kenniscentrum (waarin naast het Alfa-college participeren de Hanzehogeschool Groningen en de Rijksuniversiteit Groningen).
  • Stichting Startershuis DOEN!: deze door het Alfa-college samen met Avedis BV opgerichte stichting heeft als doel een bijdrage te leveren aan een (economisch) sterk en leefbaar platteland in Noordoost-Overijssel met name door het stimuleren van ondernemerschap.

1.5 Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht heeft in 2018 vijf keer vergaderd. Naast de reguliere plan- en verantwoordingsdocumenten (zoals geïntegreerd jaardocument 2017, resultaten monitoring kaderbrief 2017/2018, kaderbrief 2018/2019 en begroting 2019 incl. meerjarenbegroting) heeft de raad in zijn vergaderingen onder andere aandacht besteed aan:

  • (traject om te komen tot) nieuw strategisch beleid
  • organisatieontwikkeling
  • oprichting stichting ‘Startershuis DOEN!’
  • herziening bestuursreglement
  • consequenties voor meerjarenbegroting ver-/nieuwbouw locatie Voltastraat Hoogeveen
  • IT-veiligheid (o.a. in relatie tot AVG)
  • ontruimingsoefening locatie Voltastraat
  • resultaten medewerkersonderzoek 2018
  • vlootschouw directeuren
  • het mogelijk gebruik maken van de verlengingsoptie in de overeenkomst met de accountant
  • indeling in complexiteitsklasse WNT
  • invulling vacature per 1 januari 2019

De Raad van Toezicht heeft in 2018 twee werkbezoeken afgelegd: in april aan de locatie Boumaboulevard in Groningen en in september aan de locaties Voltastraat en KARgo! in Hoogeveen. In maart hebben twee leden van de raad als uitvloeisel van het werkbezoek aan de locatie Kardinge in september 2017 een werkbezoek gebracht aan de opleidingen Sport en Bewegen in Assen. Bij deze werkbezoeken hebben de leden van de raad veel en ongedwongen kunnen spreken met studenten en docenten. Hierdoor hebben ze een mooi en goed beeld gekregen van de vele activiteiten die worden ondernomen voor én in samenwerking met diverse partijen in de regio en de innovatieve wijze waarop in het onderwijs wordt getracht om zaken in beweging te krijgen.

In november 2018 heeft de Raad van Toezicht zijn jaarlijkse evaluatie- en scholingsdag gehouden. ’s Ochtens werd begonnen met de evaluatie in eigen kring waarbij onder begeleiding van Marjon Roefs, directeur van het Centrum voor Commissarissen en Toezichthouders, o.a. gekeken werd naar de stijlen die binnen de raad aanwezig zijn. Daarna heeft de raad onder begeleiding van Marlou van Paridon, oprichter van Het Socratisch Gesprek, de kunst van het luisteren en vragenstellen geoefend.

Leden van de Raad van Toezicht hebben beide bijeenkomsten van de Instellingsadviesraad bijgewoond. De voltallige raad heeft één keer overleg gehad met de Ondernemingsraad en één keer met de Studentenraad. Ook is door delegaties van de raad nog een keer gesproken met beide medezeggenschapsorganen afzonderlijk. De bijeenkomsten van het Platform Raden van Toezicht MBO-instellingen worden door leden van de raad bezocht. 

De voorzitter van de Raad van Toezicht bespreekt samen met de voorzitter van het College van Bestuur zo’n twee weken voorafgaand aan een reguliere vergadering van de raad de dagelijkse gang van zaken in het Alfa-college. In dat gesprek wordt ook de agenda voor de volgende vergadering van de raad voorbereid. Daarnaast hebben de voorzitter en het lid van de raad met de HRM-portefeuille twee keer per jaar een gesprek met het volledige College van Bestuur o.a. over besturings-en leiderschapsvraagstukken. Zij voeren ook de jaarlijkse, individuele evaluatiegesprekken met de leden van het college. 

De samenstellingen van de Raad van Toezicht en zijn commissies staan in bijlage 10.

In 2018 hebben we als Raad van Toezicht weer in een goede onderlinge verhouding met het College van Bestuur onze werkzaamheden kunnen doen. We worden tijdig, volledig en goed door het college geïnformeerd over relevante ontwikkelingen in het onderwijs en de bedrijfsvoering van het Alfa-college. Het College van Bestuur stelt ons in de gelegenheid om over grote onderwerpen (strategie, ontwikkeling tot professionele leergemeenschap) in een meer informele setting mee te denken waardoor we invulling kunnen geven aan onze adviesrol.

Onderwijskwaliteit

De kwaliteit van het onderwijs heeft de bijzondere aandacht van de Raad van Toezicht. De raad wordt hierover op verschillende manieren geïnformeerd:

  • in het dashboard van de raad zijn de voor de onderwijskwaliteit relevante indicatoren opgenomen zoals jaar- en diplomaresultaat, deelnemerstevredenheid, cijfers van voortijdige school- en instellingsverlaters en opleidingen met onvolkomenheden;
  • het College van Bestuur informeert de raad over onderzoeken van de inspectie naar de kwaliteit van het onderwijs en verstrekt de desbetreffende rapporten aan de raad;
  • in de overleggen van de onderwijscommissie worden de resultaten van de interne audits naar onderwijs en examinering besproken evenals de resultaten van de deelnemerstevredenheidsonderzoeken;
  • daarnaast is er in de onderwijscommissie veel aandacht voor de professionalisering van de medewerkers in het licht van de onderwijskwaliteit.

Voor de oordeelsvorming van de leden van de Raad van Toezicht over de kwaliteit van het onderwijs in het Alfa-college zijn de gesprekken met studenten en medewerkers tijdens de werkbezoeken op de onderwijslocaties zeer belangrijk. In de terugkoppeling daarvan in de vergadering van de raad is het steeds onderwerp van gesprek. Ook in de gesprekken die de Raad van Toezicht heeft met de Ondernemingsraad en Studentenraad, bevraagt de raad zijn gesprekspartners daarop.

Evaluatie College van Bestuur

Elk jaar vinden in het voorjaar de evaluatiegesprekken plaats met de individuele leden van het College van Bestuur door de voorzitter en de portefeuillehouder HRM van de raad. Ten behoeve van die gesprekken leveren de leden van het college elk een document aan waarin ze hun eigen functioneren, de onderlinge werkrelatie in het college en hun relatie met de Raad van Toezicht beoordelen. Op basis van de gesprekken in het voorjaar van 2018 heeft de raad besloten om met de voorzitter van het College van Bestuur met ingang van 1 april 2019 weer een arbeidsovereenkomst aan te gaan voor een periode van vijf jaar.

De beloning van de leden van het College van Bestuur vindt plaats binnen de voor de sector onderwijs geldende afspraken in het kader van de Wet Normering Topinkomens. 

Acties op basis van evaluatie Raad van Toezicht 2017

In zijn evaluatie in december 2017 heeft de Raad van Toezicht zich een aantal activiteiten voor 2018 voorgenomen:

  • een werkgroep uit de Raad van Toezicht bereidt de volgende scholings- evaluatiedag voor en komt daarbij met een voorstel voor:
    • opzet en insteek van de scholings- en evaluatiebijeenkomst (een 24-uurs bijeenkomst?),
    • een alternatief voor de vragenlijst t.b.v. de evaluatie,
    • het vervolg van het gesprek over soft controls in relatie tot het eigen functioneren.
  • de leden van de raad gaan in tweetallen gesprekken voeren met de directeuren in het najaar van 2018; een werkgroep uit de Raad van Toezicht komt met een voorstel voor een gesprekagenda.
  • met de Ondernemingsraad wordt overlegd hoe te komen tot de benoeming van een lid van de Raad van Toezicht met ingang van 1 januari 2019 op basis van zijn bindende voordrachtrecht.
  • de auditcommissie komt met een voorstel voor een andere invulling van het dashboard van de raad (met daarin minder indicatoren en per indicator de historische ontwikkeling en verwachte ontwikkeling/trend).
  • de onderwijscommissie komt met een voorstel voor de relatie van de raad met het onderwerp onderwijsinnovatie.

Een werkgroep uit de Raad van Toezicht heeft de evaluatie en scholing voorbereid. Vanwege agendaproblemen is het niet gelukt om tot een 24-uurs bijeenkomst te komen. Voor de evaluatie van de raad is inderdaad een andere insteek gekozen. Het onderwerp soft controls is niet aan de orde geweest tijdens de scholing omdat dit in de organisatie nog in ontwikkeling is.

In het najaar van 2018 zijn door de leden van de Raad van Toezicht in tweetallen gesprekken gevoerd met de directeuren. Door deze gesprekken, die als zeer open werden ervaren, hebben de leden van de raad meer zicht gekregen in wat er speelt in de organisatie. Deze gesprekken hebben een toegevoegde waarde voor hun rol als toezichthouder. Over enige jaren wil de Raad van Toezicht weer dergelijke gesprekken houden.

In goed overleg is met de Ondernemingsraad afgesproken hoe zijn bindend voordracht-recht in te vullen (zie hieronder bij Samenstelling van de raad). Het gesprek in de auditcommissie over de invulling van het dashboard van de raad, is geagendeerd voor de vergadering van deze commissie in 2019.

De onderwijscommissie heeft de relatie van de raad met het onderwerp onderwijsinnovatie besproken. Deze commissie kwam tot de conclusie dat het voor de Raad van Toezicht vooral interessant is om te zien hoe het proces verloopt om te komen tot samenhang tussen leren, innoveren en verantwoorden.

Evaluatie Raad van Toezicht 2018

Nadat de Raad van Toezicht in de drie voorafgaande jaren zijn zelfevaluatie had gedaan op basis van een zelf ontwikkelde vragenlijst, is in 2018 voor zijn evaluatie een beroep gedaan op Marjon Roefs. Aan de hand van het door haar gehanteerde stijlenkwadrant voor toezichthouders (bruggenbouwer, uitdager, bij-de-les-houder en zakenman/-vrouw) werd geconstateerd dat alle stijlen in de raad aanwezig zijn en dat de leden van de raad veelal meerdere stijlen tonen in hun bijdragen in de raad. Tegelijkertijd werd geconstateerd dat door het vertrek van de leden die aan het eind van 2018 en 2019 de raad verlaten, er twee bruggenbouwers verdwijnen; dat is een aandachtspunt bij de werving van nieuwe leden.

Daarna heeft de Raad van Toezicht in zijn evaluatie gekeken naar zijn relatie met het College van Bestuur vanuit het perspectief van de eigen rol en eigen verantwoordelijkheden. In de terugkoppeling in het gesprek met het college over zijn evaluatie was de gezamenlijke conclusie dat in die enkele gevallen waarin een van de gremia op het terrein van de ander komt, dit open besproken moet worden en dat dit door de onderlinge verstandhouding ook goed kan.

Evaluatie audit- en onderwijscommissie

Beide commissies van de Raad van Toezicht evalueren elk jaar zichzelf. De leden van de auditcommissie hebben in hun evaluatie aangegeven dat ze het heel plezierig vinden dat elke vergadering wordt voorbereid met een overleg van een half uur in eigen kring. Daar wil de commissie dan ook mee doorgaan. Wel vinden de leden dat ze alert op moeten zijn dat ze scherp genoeg  blijven; in dat kader werd ook geconstateerd dat de leden zich moeten blijven ontwikkelen. De kwaliteit van de door de organisatie aangeleverde stukken is goed en het gesprek erover is altijd interessant. Wel zou de commissie meer tijd willen nemen voor de bespreking van een thema dat daarom vraagt.

In haar evaluatie heeft de onderwijscommissie geconstateerd dat het heel waardevol is dat er in de vergaderingen veel tijd genomen wordt om onderwerpen goed te verkennen. Per vergadering komen maximaal twee onderwerpen aan de orde. Naar het oordeel van de commissie worden de te bespreken onderwerpen steeds rijper. De Raad van Toezicht kan zijn toezichthoudende rol als het gaat om het onderwijs beter vervullen dank zij de onderwijscommissie. 

Samenstelling van de raad

Met ingang van 1 januari 2019 ontstaat een vacature in de Raad van Toezicht omdat de heer Woltjer na twee termijnen statutair niet herbenoembaar is. De heer Woltjer was indertijd op voordracht van de toenmalige Personeelsgeleding van de Medezeggenschapsraad benoemd. Op grond daarvan kwam de Ondernemingsraad het aan de HRM-portefeuille gekoppelde bindend voordracht-recht toe voor het nieuwe lid. De Raad van Toezicht had echter de wens dat mevrouw Bakelaar, gezien haar expertise op dat gebied, de portefeuille HRM over zou nemen. Daardoor kon geanticipeerd worden op het vertrek van de voorzitter van de auditcommissie uit de raad per 1 januari 2020. De Ondernemingsraad heeft positief gereageerd op deze wisseling van portefeuille door mevrouw Bakelaar en beschouwt haar nu als Raad van Toezicht-lid benoemd op zijn bindende voordracht. 

T.b.v. de vervulling van de vacature per 1 januari 2019 is in afstemming met het College van Bestuur een profiel voor een nieuw lid met de portefeuille financiën opgesteld. Dit profiel is ter advisering voorgelegd aan de Ondernemingsraad en Studentenraad. Bij de werving en selectie van een nieuw lid werd de raad ondersteund door Talent Performance. De procedure om te komen tot de benoeming van het nieuwe lid heeft geleid tot de benoeming per 1 januari 2019 van de heer G. Buiter, plaatsvervangend directeur NOM/manager NOM finance.

Tot slot

Als Raad van Toezicht zijn we telkens weer onder de indruk van dynamiek en ontwikkelingen in het Alfa-college. Naar ons oordeel geeft dit geïntegreerd jaardocument daar ook weer een goed beeld van.

Margreeth Smilde, voorzitter Raad van Toezicht

1.6 Naleving governance code

In de ‘Branchecode goed bestuur in het mbo’ zijn verantwoordelijkheden opgenomen voor Colleges van Bestuur en aanbevelingen voor Raden van Toezicht. College van Bestuur en Raad van Toezicht voldoen nagenoeg aan alle voor hen geldende bepalingen in deze code.

Het College van Bestuur wijkt op één punt bewust af van de verantwoordelijkheden zoals genoemd in de governance code. Het heeft in afwijking van wat onder punt 5 van de verantwoordelijkheden is bepaald, besloten om voor externe en interne belanghebbenden geen verschillende klachtenregelingen te maken: een klacht is een klacht en voor interne en externe klagers is de procesgang dezelfde.

Als het gaat om de voor hem geldende bepalingen heeft de Raad van Toezicht besloten om m.b.t. twee aanbevelingen anders te handelen dan in de code is bepaald:

  • in afwijking van wat bij aanbeveling 1 is opgenomen hanteert de Raad van Toezicht niet een toezichtskader met expliciete doelstellingen en indicatoren voor het eigen toezicht. De Raad van Toezicht wordt volop betrokken bij de strategische keuzes. Om de realisatie ervan te kunnen beoordelen is er in de organisatie een goede planning- en controlcyclus. Op basis daarvan wordt de Raad van Toezicht regelmatig door het College van Bestuur van de nieuwste informatie m.b.t. de voortgang op de diverse indicatoren voorzien. Dat is al een prima toetsingskader, waardoor een eigen kader met expliciete doelstellingen en indicatoren voor het eigen toezicht naar het oordeel van de raad niet nodig is.
  • in afwijking van wat in aanbeveling 9 is bepaald, maakt de Raad van Toezicht niet tenminste eens in de vier jaar een integrale balans op van het functioneren van het College van Bestuur als geheel, op basis van in ieder geval de gemaakte afspraken over doelen en prestaties, het actuele functioneren en de toekomstige opgaven. De Raad van Toezicht vindt dat het door de individuele evaluatiegesprekken en de gesprekken twee keer per jaar tussen College van Bestuur en de voorzitter en het lid van de Raad van Toezicht met de HRM-portefeuille over het bestuurlijk leiderschap hieraan al op een plezierige en natuurlijke manier wordt vormgegeven.

1.7 Evaluatie College van Bestuur

We kijken ook dit jaar positief terug op de wijze waarop we als College van Bestuur samenwerken in het bestuurlijk leiderschap aan het Alfa-college. Het strategisch plan met de kaderbrief en ons gezamenlijke eigen werkplan zijn daarbij leidend. We werken vanuit een gedeelde visie en ambitie en dat helpt ons enorm in ons leiderschap.

Naast de reguliere CvB-vergaderingen, benutten we vooral onze viermaandelijkse evaluatiegesprekken en af en toe een benen-op-tafel-gesprek voor reflectieve vragen. We hebben bij een paar van onze gesprekken aan ‘een derde’ gevraagd om aan te schuiven met het doel om met ons mee te kijken. De open gesprekken over koers en samenwerking tijdens de 24-uursbijeenkomsten van ons met onze directeuren zijn daarnaast zeer waardevol.

Speerpunten in ons eigen werkplan voor 2018/2019 zijn:

  • organisatieontwikkeling: inzetten op ontwikkeling van professionele leergemeenschappen, versterken van verantwoordelijkheden en verantwoording van teams, bezielend en resultaatgericht leiderschap.
  • PDCLSA-cyclus: op alle niveaus de kwaliteit van planvorming en verantwoording verhogen, met meer aandacht voor leren en delen (vandaar de toevoeging van L en S in de cyclus: Learn en Share).
  • verhelderen en versterken van onze positie in de regio’s: het initiatief van onze regiodirecteuren aanmoedigen en per regio werken met een plan van aanpak.
  • strategie voor 2019-2023: zorgdragen voor een visierijk en gedragen strategisch plan en een behulpzame kwaliteitsagenda.

In ons leiderschap wilden we vooral effectiever worden in het sturen op resultaten, anderen helpen in het zelf zoeken van oplossingen en het laten zien hoe wij zelf leren en ontwikkelen. Dat lukt op het punt van samen leren en ontwikkelen wat beter dan waar het gaat over planmatig en resultaatgericht werken.

De samenwerking met de Ondernemingsraad blijft uitstekend. We vinden dat deze raad gewetensvol handelt in het perspectief van het organisatiebelang. De bijdrage van de Ondernemingsraad is constructief en inhoudelijk sterk. Als er zich dilemma’s voordoen, zoekt zijn dagelijks bestuur tijdig het overleg met ons.

Ook de samenwerking met de Studentenraad blijft plezierig. Deze bestaat uit een club enthousiaste jonge mensen. Het wegvallen van de vaste begeleider Jan Jakop Schuringa in oktober 2018 bleek echt een gemis. We zijn dan ook blij dat Marita Wijnia de coachende en begeleidende rol (voorlopig) heeft overgenomen.

We zijn trots op onze (samenwerking met de) Raad van Toezicht. Wij waarderen zijn brede deskundigheid en de vernieuwende wijze van kijken naar organisatieontwikkeling. We ervaren het vertrouwen dat de Raad van Toezicht ons geeft als heel belangrijk om onze bestuurlijke rol goed te kunnen vervullen. Af en toe schuurt het in de samenwerking. Het is heel waardevol voor de goede verhouding tussen raad en college dat we kans zien die situaties samen reflecterend te beschouwen om ervan te leren. De gesprekken in de audit- en onderwijscommissie, de jaarlijkse studiebijeenkomst en de benen-op-tafelgesprekken geven de noodzakelijke verdieping aan de reguliere Raad van Toezicht-vergaderingen.

1.8 Ondernemingsraad

Ondernemingsraad: Vol vertrouwen vooruit!

De Ondernemingsraad (OR) positioneert zichzelf als strategische partner binnen het Alfa-college. Voor ons staat de dialoog centraal. Zowel met het College van Bestuur als met de medewerkers. Daardoor hebben we het afgelopen jaar goede gesprekken kunnen voeren tijdens de gezamenlijke overleggen met het college. We denken dat het ontzettend belangrijk is dat er draagvlak is voor de uitvoering van nieuw beleid en nemen hierbij graag een proactieve rol. Vanuit een open houding voeren we ook graag (informele) gesprekken met collega’s. Met deze houding speelt de OR een verbindende rol binnen de organisatie.

Missie-Visie

De OR heeft gewerkt vanuit het ‘Missie- en visiedocument Ondernemingsraad’ dat als kompas dient voor de zittingsperiode 2017-2020. De speerpunten van de OR zijn:

  • Sociale veiligheid
  • Leren van elkaar
  • Medezeggenschap verbeteren en sterker verankeren
  • Bieden van goede werk en leeromstandigheden
  • Zichtbaarheid van de Ondernemingsraad
  • Onderwijsgevenden (OP) en Onderwijsondersteunend & Beheerpersoneel (OBP)

De OR heeft gekozen voor een actieve en intensieve werkwijze. Er zijn gesprekskoppels geformeerd. Zij dragen op een proactieve wijze bij aan informeren van de OR. Zij verdiepen zich in de verschillende onderwerpen:

  • BAB’er (Banenafspraakbanen)
  • Bedrijfsartsen
  • Begroting
  • Circulaire economie
  • Examinering
  • Functiebouwwerk OBP, OP (doorstroombeleid, formatiebeleid, werving en selectiebeleid)
  • HRM rapportage
  • Koers Alfacollege (bestuursakkoord, organisatieontwikkeling, strategisch beleid)
  • Scholing
  • Werkdrukplan
  • Zichtbaarheid OR

Scholingsplan

De OR vindt het belangrijk dat medewerkers gebruik kunnen maken van goede scholing. Ook de OR zelf heeft daarom een scholingsplan opgesteld. Het afgelopen jaar zijn we bijvoorbeeld geschoold over ‘hoe voorkom je een burn out’, ‘de nieuwe CAO van het MBO’ en deed de OR een ‘escape room 21th century skills’ samen met het College van Bestuur .

Contacten

De OR heeft afgelopen jaar op alle grotere locaties van het Alfa-college vergaderd en daarbij schoven we tijdens de lunch aan bij de medewerkers om in gesprek te gaan over hoe zij hun werk ervaren. Zo leren we wat er leeft onder collega’s en dit heeft ons veel aanknopingspunten gegeven om mee aan de slag te gaan.

Naast de regelmatige contacten met het College van Bestuur, heeft de OR ook een aantal maal nuttig overleg gehad met de Raad van Toezicht en de Studentenraad. De OR investeert hierbij in een goede verstandhouding tussen de verschillende gremia.

Agendapunten

Hoog op de OR-agenda van 2018 stonden:

  • Functiehuis OBP en Loopbaanpaden
  • Generatiepact
  • Medewerkersonderzoek
  • Strategisch beleid
  • Werkdrukplan
  • Ziekteverzuim

Deze OR  fungeert als de oren en ogen van de organisatie en hij bespreekt de signalen van de werkvloer met de bestuurder.

Anni Bril, voorzitter Ondernemingsraad

1.9 Studentenraad

Na de zomervakantie traden zeven nieuwe leden toe tot de Studentenraad: Nynke van de Nadort, Robert Carrol, Nonna Yengibaryan, Sam Anne van der Meulen, Wesley van den Bosch, Lise Brinkhuis en Natasja van der Velde. Om de nieuwe leden wegwijs te maken, waren drie leden van de vorige Studentenraad bereid om nog enige tijd actief te blijven: Maurits Medemblik, Harmen Kompagnie en Jonathan Goeree. Nadere informatie over de samenstelling van de Studentenraad is te vinden in bijlage 10.

De leden van de Studentenraad kozen Wesley tot voorzitter, Sam Anne tot secretaris en Nynke tot penningmeester/vice-voorzitter. De Studentenraad werd tot en met oktober 2018 begeleid door Jan Jakop Schuringa.

Vergaderingen en onderwerpen

De Studentenraad heeft zo’n 20 keer vergaderd in 2018. Onderwerpen die aan de orde kwamen, waren: naamsbekendheid van Studentenraad, kwaliteitsagenda en strategisch beleid. Daarnaast hebben we onder andere gesproken over de hoofdlijnen van de begroting 2019 en een rookvrije schoolomgeving.

Elke maand heeft de Studentenraad een overleg met  het College van Bestuur. De in de vorige alinea genoemde onderwerpen kwamen ook in dit overleg aan de orde. De leden van de raad beschouwen de samenwerking met het college als zeer prettig. De gesprekken verlopen soepel en we krijgen altijd een snelle reactie terug wanneer er vragen of onduidelijkheden zijn. Het College van Bestuur luistert aandachtig en pakt de punten van de Studentenraad serieus op. Iedereen begrijpt ook de terugkoppelingen omdat het college ze op een fijne manier aan ons uitlegt.

Zowel in juni als in december 2018 kwamen de Studentenraad en de Raad van Toezicht bij elkaar voor een vergadering. Voor ons als Studentenraad een leerrijke ervaring . Het dagelijks bestuur van de Ondernemingsraad en de Studentenraad zijn één keer bij elkaar geweest .

Lunchgesprekken

Dit jaar zijn ook weer een aantal lunchgesprekken gehouden. Deze waren op de volgende locaties:

  • Admiraal de Ruyterlaan Groningen
  • Kluiverboom Groningen
  • Voltastraat Hoogeveen

Tijdens het lunchgesprek nodigt de Studentenraad klassenvertegenwoordigers en studenten uit om onder het genot van een hapje en een drankje in gesprek te komen over zaken die op de locatie spelen, zowel positieve als negatieve. Allen ervaren dit telkens weer als een zinvolle ontmoeting waarbij belangrijke zaken aan bod komen. Ook is dit een goede manier voor het werven van nieuwe leden. Per locatie hebben we ook besproken wat de stand van zaken is van onderwerpen die in vorige lunchbijeenkomsten aan de orde waren geweest.

Zaken die eruit springen, zijn de studieboekencentrale, wifi, communicatie, Eduarte, kluisjes, aantal plekken in de kantine en schoolkosten. De nieuwe portal, AlfaConnect, kwam ook een aantal keren terug.

Cursussen

De Jongeren Organisatie Beroepsonderwijs (JOB) had in het begin van het nieuwe schooljaar cursussen aangeboden aan de Studentenraad. Sam Anne, Nynke en Wesley hebben in oktober 2018 deelgenomen aan de tweedaagse introductiecursus voor nieuwe leden van een Studentenraad en deze werd als zeer positief ervaren. De leden hebben niet alleen deel genomen om ervan te leren, maar zij hebben ook andere studenten ontmoet van verschillende ROC’s in heel Nederland. Hierdoor werd er veel van elkaar geleerd en was deze cursus een groot succes. Het wordt zeer aangeraden om nieuwe leden deel te laten nemen aan cursussen  die de JOB aanbiedt. De leden zijn hier ook op nieuwe ideeën gekomen om bepaalde situaties aan te pakken.

Sam Anne van der Meulen, secretaris

1.10 Instellingsadviesraad

Ten behoeve van de horizontale dialoog met stakeholders op strategisch niveau heeft het Alfa-college een Instellingsadviesraad. De Raad van Toezicht woont de bijeenkomsten van deze raad ook bij. Tijdens deze bijeenkomsten informeert het College van Bestuur de leden van de Instellingsadviesraad over actuele ontwikkelingen in het Alfa-college en over de ontwikkelingen in het mbo in het algemeen. Daarnaast wordt tijdens de bijeenkomsten van deze raad aandacht besteed aan het verkennen van relevante onderwerpen op strategisch niveau en de wijze waarop het Alfa-college daarmee om zou kunnen gaan. Voor zijn leden moet de Instellingsadviesraad ook een meerwaarde hebben. Dat wil het College van Bestuur bereiken door de bijeenkomsten van de Instellingsadviesraad het karakter van ‘halen’ en ‘brengen’ te geven. Zo worden leden van de Instellingsadviesraad gevraagd om actief te participeren in de inhoudelijke voorbereiding van een onderwerp. Daarnaast is het de bedoeling dat de raad een netwerkfunctie heeft.

In bijlage 10 is vermeld wie de bijeenkomsten van de Instellingsadviesraad van het Alfa-college in 2018 hebben bijgewoond. Tijdens de eerste van de twee bijeenkomsten was het onderwerp 'Grensoverschrijdend denken en doen'; tijdens de tweede bijeenkomst is deze raad gevraagd zijn oordeel te geven over de eerste conceptversie van het nieuwe strategisch document.

Grensoverschrijdend denken en doen

Het thema 'Grensoverschrijdend denken en doen' stond met name in het teken van activiteiten met Duitsland. Voor het Alfa-college is het Rijnland Instituut (zie paragraaf 2.3) daarvoor een belangrijke aanjager. Mevrouw Zantingh, namens het Alfa-college projectleider van het Rijnland Instituut, ging in haar inleiding in op doel, organisatie en activiteiten van het Rijnland Instituut. Voor haar is het ultieme doel van het Rijnland Instituut studenten zo goed mogelijk Euregionaal op te leiden om uiteindelijk de ‘Europäer’ op te leiden. Ook twee leden van de Instellingsadviesraad verzorgden een inleiding. De heer Klompmaker, directeur van het Hunebedcentrum te Borger en tevens gastheer van deze bijeenkomst van de raad, ging in zijn inleiding in op de ervaringen die hij heeft met projecten in het kader van het Rijnland Instituut en het lectoraat ‘Duurzame verbinding in de regionale kenniseconomie’. De samenwerking tussen studenten en bedrijven in deze projecten is voor beide partijen zeer waardevol en leerzaam. De heer Snijders, burgemeester van de gemeente Hardenberg, ging in op de Euregio, een Nederlands-Duitse organisatie, vergelijkbaar met de EDR (Eems Dollard Regio), t.b.v. het versterken van de grensoverschrijdende activiteiten in grote delen van de deelstaten Niedersachsen en Nordrhein-Westfalen en de provincies Gelderland, Overijssel en Drenthe. Door de bestuurlijke systeemverschillen tussen beide landen is het vaak lastig om partners op hetzelfde bestuurlijke niveau te vinden aan beide zijden van de grens.

De bijeenkomst heeft voor het Alfa-college veel opgeleverd en heeft mooie aanknopingspunten geboden voor het onderwijs zoals:

  • in het kader van de activiteiten in het Rijnland Instituut zou er meer aandacht moeten zijn voor de doorlopende leerlijn tussen vo en mbo;
  • er zou (nog) meer samengewerkt kunnen worden met bedrijven richting Duitsland;
  • er zijn ook veel suggesties voor activiteiten op het gebied van Leven Lang Ontwikkelen gedaan, bijv. trainingen Duitse taal en cultuur, trainingen gastvrijheid en de ontwikkeling van het toerisme in algemene zin.

Concept strategisch beleid

In november 2018 is tijdens de tweede bijeenkomst van de Instellingsadviesraad het eerste concept van het nieuwe strategisch beleidsdocument besproken. Ter gelegenheid daarvan was ook een aantal andere relevante externe relaties (waaronder een aantal alumni met een eigen bedrijf) gevraagd om deze bijeenkomst bij te wonen. Aan het eind van de bijeenkomst was de conclusie dat het Alfa-college met het voorliggende beleid goed op weg is; tegelijkertijd leverde de bijeenkomst ook veel op waarvan in de definitieve versie van het nieuwe strategisch document dankbaar gebruik is gemaakt. Zo adviseerde de raad om het beleid minder intern gericht te formuleren en met name de relatie met de samenleving goed tot uitdrukking te brengen. Ook zou er in het document meer gefocust moeten worden op hetgeen het Alfa-college onderscheidend maakt en werd erop gewezen dat er meer aandacht besteed zou moeten worden aan een goede toeleiding van studenten opdat ze een opleiding kiezen die past bij hun passie en talenten. Mede op basis van de opmerkingen tijdens deze bijeenkomst is een volgende versie van het strategisch document gemaakt. Deze versie is voorgelegd aan twee van de aanwezigen en zij waren van oordeel dat de opmerkingen van de Instellingsadviesraad daarin goed verwerkt waren. Evenals in vorige strategische trajecten heeft in het traject voor ons nieuwe strategisch beleid het gesprek in de Instellingsadviesraad over het eerste concept daarvan een enorme boost gegeven aan het beleid zoals we dat in maart 2019 hebben vastgesteld. Zie voor dat nieuwe beleid: www.samenondernemendleren.nl

In bijlage 10 kunt u lezen welke leden van de Instellingsadviesraad een of beide bijeenkomsten van de Instellingsadviesraad hebben bijgewoond en welke externe relaties aanwezig waren bij de  bijeenkomst waar het eerste concept van het nieuwe strategisch document is besproken.

1.11 Belanghebbenden

Studenten, ouders, bedrijven/instellingen, oud-studenten en scholen voor voortgezet onderwijs en hbo-instellingen zijn voorbeelden van belanghebbenden van het Alfa-college. Wij willen deze belanghebbenden actief betrekken bij het realiseren van onze hoofdopgave: het creëren van een aantrekkelijke en activerende leeromgeving van onze studenten. In de tabel in bijlage 9 is weergegeven hoe we dat realiseren. In iedere onderwijsregio geeft het Alfa-college op enigerlei wijze vorm aan deze activiteiten.