Continuïteit

7. Continuïteitsparagraaf

Ontwikkeling deelnemersaantallen

In onderstaande tabel is de verwachte ontwikkeling van het aantal bekostigde deelnemers in de beroepsopleidingen in de periode 2018 tot en met 2021 weergegeven.

jaar 2018 2019 2020 2021
procentuele ontwikkeling 0,71% ‑1,50% ‑3,00% ‑2,64%
aantal ongewogen bekostigde deelnemers 12.000 11.820 11.465 11.163

Evenals vorig jaar constateren we ook nu een groei over het afgelopen jaar in plaats van de verwachte daling. In ons Geïntegreerd Jaardocument 2017 gingen we voor 2018 uit van een daling  van ons aantal bekostigde deelnemers in de beroepsopleidingen van 1,60%. Per 1 oktober 2018 was er dus toch weer sprake van groei en wel van 0,71%.

De groei van het aantal deelnemers doet zich met name voor in de opleidingen in de BBL, vooral in de technische en in de zorgopleidingen. T.o.v. het aantal ingeschreven BBL-deelnemers op 1 oktober 2017 is het aantal deelnemers BBL met 400 gestegen (een stijging met 17,6%) in 2018. Deze groei is met name toe te schrijven aan de aantrekkende economie die in combinatie met de vergrijzing leidt tot een toenemende behoefte aan geschoolde vakmensen. Het aantal deelnemers BOL per 1 oktober 2018 is tot opzichte van 2017 met 56 gestegen (een stijging met 0,5%). Deze relatief lichte groei is mogelijk toe te schrijven aan interne doorstroom (horizontale en verticale stapelaars). Het nieuwe leenstelsel in het hbo zou kunnen leiden tot meer horizontale stapelaars.

Ondanks de stijging van het aantal bekostigde deelnemers per 1 oktober 2018 is de verwachting dat het aantal deelnemers vanaf 2019 gaat afnemen. Deze daling zal de komende jaren sterk doorzetten, waarbij de daling voor 2020 en daarna sterker is dan eerder in onze prognose is opgenomen. Deze daling is gebaseerd op de planningstool van DUO, september 2018.

Voor vavo en Educatie is het moeilijker om de verwachte ontwikkeling van de deelnemersaantallen weer te geven. Veel van de deelnemers aan deze trajecten komen voor een traject van een jaar of korter. Op de instroom van deelnemers in deze trajecten hebben we minder invloed dan op de instroom van de deelnemers in de beroepsopleidingen. Zo zijn we voor de instroom in de vavo-opleidingen voor een belangrijk deel afhankelijk van de examenresultaten in het reguliere vo. 

Voor Educatie geldt dat we voor het reguliere aanbod voor een belangrijk deel afhankelijk zijn van de inkoop door gemeenten, die steeds vaker weer kiezen voor het Alfa-college. Daarnaast zijn er de inburgeringstrajecten die door de deelnemers zelf worden ingekocht. In 2016 hebben we, ten gevolge van de grote toestroom van asielzoekers in 2015,  een sterke groei gezien van het aantal inburgeraars; die groei heeft zich doorgezet in 2017. In 2018 is de al verwachte daling van inburgeraars die een inburgeringstraject bij het Alfa-college inkopen ook daadwerkelijk ingezet. Ook voor de komende jaren verwachten we dat deze daling nog doorzet. Door het uitblijven van nieuwe wet- en regelgeving met betrekking tot de financiering van de inburgering is het onduidelijk wat dit betekent voor het aantal statushouders dat bij het Alfa-college een inburgeringstraject volgt.

Het Alfa-college richt zich primair op het verzorgen van regulier bekostigd beroepsonderwijs en educatie. Dat heeft er jaren geleden toe geleid dat we hebben besloten geen EVC-trajecten meer uit te voeren en slechts zeer beperkt contractactiviteiten (en zo ja, dan alleen kostendekkend op basis van een Alfa-college kostprijsmodel). In het begin 2018 afgesloten bestuursakkoord tussen de MBO Raad en de minister van OCW wordt met nadruk gewezen op het belang van een Leven Lang Ontwikkelen en de rol van de roc’s daarin om ervoor te zorgen dat er in de toekomst voldoende gekwalificeerde werknemers op mbo-niveau zijn/blijven in een continu veranderende arbeidsmarkt.

Het Alfa-college heeft het bestuursakkoord tussen MBO Raad en de minister van OCW voor 31 oktober 2018 omgezet in de Kwaliteitsagenda 2019-2022. Hierin is mede op basis van onze in begin 2018 geformuleerde visie op een Leven Lang Ontwikkelen ruim aandacht besteed aan deze ontwikkeling. We willen hierbij zowel actief inzetten op het formeel leren (bv. gebruik maken van de derde leerweg door het aanbieden van certificeerbare eenheden) en als op informeel leren (bv. leren door in co-creatie met het werkveld te komen tot innovatieve oplossingen). Dit gaat iets betekenen voor de inzet van medewerkers en omzet. De omvang ervan zal de komende jaren duidelijk worden.

Ontwikkeling personele bezetting

In onderstaande tabel is weergegeven hoe de inzet per personeelscategorie zich in 2019 tot en met 2021 ontwikkelt, afgezet tegen de inzet ultimo 2018:

Personeelscategorie 2018 2019 2020 2021
Management 53,5 53,5 53,5 52
Onderwijzend personeel 653,1 644,6 629,0 615,1
AOBP (incl. fac functies) 286,3 284,0 279,4 275,4
BOBP (Onderwijs-ondersteund) 48,0 47,1 45,3 43,7
Totaal 1.040,9 1.029,2 1.007,2 986,2

De hoofdlijnen van de inrichting van het Alfa-college staan niet ter discussie. De categorie ‘Management’ (College van Bestuur, directeuren, opleidingsmanagers, diensthoofden en facilitair managers) blijft stabiel. In het Geïntegreerd Jaardocument 2017 gingen we nog uit van een groei van de categorie middenmanagement, maar door de te verwachten daling van de bekostigde deelnemers is deze prognose bijgesteld en gaan we dus uit van een stabilisatie.

Ten opzichte van het in het Geïntegreerd Jaardocument 2017 opgenomen aantal medewerkers is de categorieën ‘Onderwijzend personeel’ in 2018 gestegen. Deze stijging is vooral toe te schrijven aan de toename van het aantal deelnemers. In werkelijkheid waren er 12.000 in plaats van de verwachte 11.719 bekostigde deelnemers, ook is extra formatie ingezet op knelpunten in de onderwijsorganisatie op te lossen.  Ondanks de verwachte daling van het aantal deelnemers in de beroepsopleidingen en in de inburgeringstrajecten vanaf 2019 verwachten we ultimo 2019 toch een vergelijkbaar aantal fte’s in het onderwijs in te zetten. Dit komt met name door verwachte hogere inzet vanuit het onderwijs voor innovatie en ontwikkeling.

De inzet in de personeelscategorie ‘AOBP’ is ook in 2018 in afwijking van onze verwachting in het Geïntegreerd Jaardocument 2017 toegenomen. Zoals al in het Geïntegreerd Jaardocument van 2017 was aangegeven, was er nog een kleine stijging te verwachten op basis van het op orde brengen van de te krappe bezetting van een aantal vitale functies binnen de ondersteunende diensten. Daarnaast is er een groei zichtbaar, gekoppeld aan de groei van het aantal deelnemers in 2018. 

De verwachte dalingen van de werkgelegenheid in de verschillende personeelscategorieën is na 2018 kwantitatief op te vangen door natuurlijk verloop en de flexibele schil. Deze kan hier en daar mogelijk wel leiden tot kwalitatieve frictie; in de strategische personeelsplannen van de organisatorische eenheden wordt daarop geanticipeerd door tijdig de inzetbaarheid van medewerkers gericht te vergroten door middel van scholingstrajecten.

Huisvesting

Om een goed beeld te krijgen van onze huidige huisvestingspositie en de wensen/ontwikkelingen m.b.t. onze huisvesting voor de periode 2016-2026 is het strategisch vastgoedplan vastgesteld.

Het Alfa-college heeft zijn vijf hoofdlocaties in volle eigendom (Adm. de Ruyterlaan, Boumaboulevard, Kardingerweg en Kluiverboom in Groningen en Voltastraat in Hoogeveen) of deels in eigendom (LOC+ in Hardenberg). Met betrekking tot het pand aan de Voltastraat zijn plannen uitgewerkt voor een ingrijpende revitalisering in de periode 2019-2020 onder de titel ‘Volta2020’. Financiering van de revitalisatie van deze locatie geschiedt uit eigen middelen. Rond de zomer van 2018 is de aanbestedingsprocedure hiervoor afgerond en zijn de voorbereidingen voor de revitalisering gestart (zie ook paragraaf 5.1).

Daarnaast wordt er aantal panden gehuurd. Dit is een bewuste keuze op basis van de groei van het aantal studenten in combinatie van de te verwachten krimp voor de komende jaren. De contracten zijn - gezien de mogelijke fluctuatie en daling van deelnemersaantallen – zo veel mogelijk voor een korte periode worden afgesloten. Hierdoor heeft het Alfa-college een voldoende flexibele huisvestingsschil om een mogelijke daling met 10% van de huidige deelnemersaantallen op te vangen.

Ontwikkeling Investeringen

In het najaar van 2018 is gestart met de revitalisering van de locatie aan de Voltstraat 33 te Hoogeveen. Hierbij vindt een ver-/ nieuwbouw plaats waarbij twee gebouwdelen worden gesloopt en een groot deel van de overige gebouwdelen wordt gemoderniseerd. Verwacht wordt dat de werkzaamheden aan het einde van 2020 gereed zijn waarbij de komende jaren maximaal € 12,9 mln. aan projectgelden wordt geïnvesteerd. Ook de locatie Kardingerweg in Groningen wordt grondig verbouwd, waarmee en bedrag van € 1,3 mln. tot en met 2020 is gemoeid. De komende jaren wordt extra geïnvesteerd om de basisvoorzieningen binnen de bestande locaties te vernieuwen waarmee een investering van € 3,1 mln. is gemoeid. Bij de locatie de Kluiverboom wordt een multifunctioneel sportterrein en een bootcamp parcours aangelegd waarvan de bewoners vanuit de omliggende wijk buiten de reguliere lestijden gebruik kunnen maken. Voor deze aanleg is een bedrag van € 0,2 mln. beschikbaar gesteld. In onderstaande overzicht is nog geen rekening gehouden met de verwachte investeringen op de locatie de Admiraal de Ruyterlaan voor de realisatie van het Field Lab PracTICe. Het meerjaren-investeringsoverzicht voor het Alfa-college ziet er als volgt uit:

Balans

De balans ontwikkelt zich de komende jaren naar verwachting als volgt:

Activa (x € 1.000) 2018 2019 2020 2021
         
Vaste activa        
Immateriele activa        
Materiële vaste activa 70.630 78.863 83.526 81.155
Financiële vaste activa 8.870 8.291 7.712 7.133
Totaal vaste activa 79.500 87.153 91.238 88.288
         
Vlottende activa        
Voorraden 0 0 0 0
Vorderingen 3.222 3.162 3.129 3.129
Effecten 0 0 0 0
Liquide middelen 33.411 21.789 16.745 14.671
Totaal vlottende activa 36.633 24.950 19.874 17.800
         
Totaal activa 116.134 112.104 111.112 106.088

Passiva (x € 1.000) 2018 2019 2020 2021
         
Eigen Vermogen        
Algemene reserve 53.311 53.186 54.262 55.371
Bestemmingsreserves 1.452 1.502 1.552 1.602
Overige reserves/ fondsen 1 1 1 1
Totaal eigen vermogen 54.764 54.689 55.815 56.974
         
Voorzieningen 5.783 5.953 5.953 6.053
         
Langlopende schulden 38.405 36.100 34.503 28.307
         
Kortlopende schulden 17.182 15.362 14.841 14.754
         
Totaal passiva 116.134 112.104 111.112 106.088

Toelichting op de geprognosticeerde balans:

  • Materiële vaste activa: de komende jaren wordt het gebouw aan de Voltastraat te Hoogeveen gerevitaliseerd, waarbij het zwaartepunt van de investeringen in 2019 en 2020 ligt. Daarnaast wordt het gebouw aan de Kardingerweg op diverse punten gemoderniseerd. Dit zorgt de komende jaren voor een toenemende omvang van de materiële vaste activa. Zie voor een overzicht van de geplande investeringen voor de komende jaren de passage ontwikkelingen investeringen.
  • Financiële vaste activa: de oorzaak van de daling is dat het terugstorten van het kapitaal vanuit de deelneming LOC+ in Hardenberg hoger is dan het ontvangen winstaandeel vanuit de deelneming.
  • Vlottende activa: de daling wordt vooral veroorzaakt door een lagere stand van de liquide middelen als gevolg van de voorgenomen investeringen in 2019 en 2020.
  • Eigen vermogen: het eigen vermogen zal naar verwachting licht toenemen door de verwachte toekomstige positieve exploitatieresultaten.
  • Voorzieningen: de omvang van de voorzieningen stijgt na 2018 geleidelijk. Dit wordt mede veroorzaakt door loonstijgingen en door de toename van de populatie in de voorziening duurzame inzetbaarheid en wachtgeld. Mede door de inzet van interne begeleiding en een  extern begeleidingsbureau voor de wachtgeldpopulatie is de verwachting dat de instroom beperkt zal zijn.
  • Langlopende schulden: Vanaf 2019 daalt de stand als gevolg van de reguliere aflossingen bij het Ministerie van Financiën, waarbij in 2021 het voornemen is om eenmalig een bedrag van € 4,6 mln. af te lossen op de lening ten behoeve van onze deelneming in het LOC +.
  • Kortlopende schulden: Vanaf 2019 dalen naar verwachting de kortlopende schulden. De reden voor deze daling heeft te maken met de naar verwachting afnemende schuldpositie van de nog te besteden (geoormerkte) subsidies. In 2018 waren er nog drie RIF toegekende projecten onder handen daar waar dit in 2019 er naar verwachting nog 1 zal zijn.

Staat van Baten en Lasten

De staat van baten en lasten ontwikkelt zich de komende jaren naar verwachting als volgt:

  2018 2019 2020 2021
Baten        
Rijksbijdragen 102.730 101.931 99.174 97.103
Overige overheidsbijdragen en -subsidies 1.664 1.481 1.250 1.200
College-, cursus- en/ of examengelden 128 130 ‑50 ‑100
baten werk in opdracht van derden 6.418 4.951 4.915 4.665
Overige baten 4.333 3.489 3.489 3.489
         
Totaal baten 115.272 111.982 108.778 106.357
         
Lasten        
Personeelslasten 78.259 83.009 78.320 76.145
Afschrijvingen 5.216 6.127 6.686 6.631
Huisvestingslasten 6.625 7.270 7.120 7.020
Overige lasten 13.587 14.920 14.820 14.720
         
Totaal lasten 103.688 111.326 106.946 104.517
         
         
Saldo baten en lasten gewone bedrijfsuitvoering 11.584 656 1.832 1.840
         
Saldo financiële bedrijfsvoering ‑2.036 ‑739 ‑714 ‑689
Saldo buitengewone baten en lasten 411 8 8 8
         
         
Resultaat 9.959 ‑75 1.126 1.159

Toelichting op de geprognosticeerde staat van baten en lasten:

  • Rijksbijdragen: Vanaf 2020 verwachten wij dat de macro doelmatigheidskorting vanuit het Ministerie van OC&W wordt doorgevoerd. Dit leidt in combinatie met een dalend aantal deelnemers tot lagere rijksbijdrage.
  • Overige overheidsbijdragen en -subsidies: vanaf 2019 verwachten wij een daling door lagere bijdragen van gemeenten voor het aantal inburgeringscursussen.
  • College-, cursus en/of examengelden: dit betreft het verschil tussen het door het Alfa-college gefactureerde collegegeld BBL (18+) en de inhouding door DUO (op basis van T-2). Door de groei van de afgelopen jaren is er meer gefactureerd dan ingehouden wat een positief verschil opgeleverd heeft. Door de verwachte dalende deelnemersaantallen is de verwachting dat het bedrag van facturatie de komende jaren lager zal zijn dan de inhouding.
  • Baten werk in opdracht van derden: door een dalende vraag naar het aantal inburgeringstrajecten en door lagere verwachte projectopbrengsten is de verwachting dat de baten de komende jaren dalen.
  • Overige baten: de hogere baten in 2018 heeft te maken met de verkoop van de Travertijnstraat 6 in Groningen. Vanaf 2019 dalen de baten ook als gevolg van dalende aantallen deelnemers en doordat er een lagere bijdrage in leermiddelen van de deelnemers wordt gevraagd.
  • Personeelslasten: Vooral door hogere inzet van fte’s en als gevolg van het cao-akkoord 2018-2020 stijgen de personele lasten in 2019. Vanaf 2020 zal het aantal fte’s dalen, waarbij de afname van de loonkosten vele malen groter zal zijn dan de stijging van de loonkosten als gevolg van dotaties aan de wachtgeldvoorziening.
  • Afschrijvingen: de afschrijvingslasten zullen toenemen als gevolg van de geplande ver-/ nieuwbouw aan de Voltastraat in Hoogeveen, de grootschalige upgrading van het school- en kantoormeubilair alsmede de audiovisuele middelen. Voor alle geplande investeringen, zie de passage over de ontwikkeling van de investeringen.
  • Huisvestingslasten: de daling van het aantal deelnemers vanaf oktober 2019 leidt nog niet tot een verminderde behoefte aan externe (les)ruimten. In 2020 worden de eerste effecten op de huisvestingslasten zichtbaar.
  • Overige lasten: in lijn met de trend van de huisvestingslasten is de verwachting dat de lasten vanaf 2020 zullen dalen.
  • Saldo financiële bedrijfsvoering: de rentelasten lagen in 2018 fors hoger als gevolg van de betaalde boeterente als gevolg van de overgesloten ING-leningen naar Schatkistbankieren van het Ministerie van Financiën. De daling van de rentelasten is een direct gevolg van de jaarlijkse aflossing.
  • Resultaat buitengewone baten en lasten: dit betreft de deelneming van het Alfa-college in het LOC+. Vanaf 2019 is de verwachting dat het winstaandeel lager is dan de afgelopen jaren gebruikelijk was. 

In onze begrote omzet voor 2019 hebben we niet opgenomen een mogelijke loon- en prijscompensatie. De laatste jaren hebben we deze steeds, na bekendmaking van de Voorjaarsnota, ontvangen. Mocht dat in 2019 ook zo zijn, dan kan onze omzet in 2019 nog met een bedrag van plm. € 3 mln. toenemen.

Ontwikkeling financiële kengetallen

Het Alfa-college hanteert voor zijn kengetallen, naast de door de Onderwijsinspectie gehanteerde signaleringswaarden, eigen, interne onder- en bovengrenzen en normen voor de financiële kengetallen. De ontwikkeling van de relevante financiële kengetallen voor de jaren 2019 t/m 2021, inclusief de onder- en bovengrenzen, de normen en signaleringswaarden OCW, is als volgt:

  2019 2020 2021
Solvabiliteit 49% 50% 54%
Ondergrens 32% 32% 32%
Bovengrens 50% 50% 50%
Signaleringswaarde OCW < 30% < 30% < 30%

De solvabiliteit loopt de komende jaren op tot 53%. Dit heeft voornamelijk te maken met de verwachte daling van de deelnemersaantallen waardoor de kosten (voornamelijk personeel en huisvesting) zullen afnemen. De daling van de Rijksbijdrage zal, door de T-2 financiering, echter later ingezet worden waardoor naar verwachting de komende jaren een positief exploitatieresultaat behaald zal worden en daarmee de solvabiliteit zal toenemen.

  2019 2020 2021
Rentabiliteit 0,00 0,01 0,01
Norm      
Signaleringswaarde OCW < 0 < -0,05 < -0,1

De rentabiliteit blijft naar verwachting tot 2021 stabiel en ruim boven de signaleringswaarde OCW.

  2019 2020 2021
Liquiditeit 1,63 1,34 1,21
Norm 0,5 0,5 0,5
Signaleringswaarde OCW < 0,5 < 0,5 < 0,5

De liquiditeit zal de komende jaren afnemen tot 1,21. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door een aflossing op een langlopende schuld (lening 1464) in 2021. De liquiditeit ligt nog ruim boven de norm waarde en signaleringswaarde.

  2019 2020 2021
Huisvestingsratio 0,09 0,10 0,10
Norm      
Signaleringswaarde OCW > 0,15 > 0,15 > 0,15

Met de huisvestingsratio geven we aan welk deel van de totale lasten betrekking hebben op huisvesting. Onze huisvestingsratio laat op de lange termijn een stabiele ontwikkeling zien en ligt ruim onder de signaleringswaarde.  

Het interne beheersings- en controlesysteem

Het interne beheersings- en controlesysteem heeft betrekking op de bedrijfsvoering, maar uiteraard ook op het onderwijs in onze organisatie. Hieronder wordt aangegeven hoe ons interne beheersings- en controlesysteem functioneert:

  • onderwijs en examinering:
    De kwaliteit van ons onderwijs en onze examinering wordt bewaakt door de cyclus van de van het strategisch document afgeleide kaderbrieven, de daarop gebaseerde jaarplannen en jaarplangesprekken. Daarnaast wordt de kwaliteit van onderwijs en examinering gevolgd door de onderwijsteams te monitoren op relevante indicatoren (o.a. studiesucces en VSV). Teams die niet voldoen aan de minimale eisen van de Inspectie voor het Onderwijs, worden aangemerkt als risico-opleiding en met die teams worden afspraken gemaakt hoe te komen tot verbetering. Ook worden er interne audits gehouden bij de onderwijsteams. Elk team komt één keer per drie jaar aan de beurt. Wanneer daarvoor een aanleiding bestaat, kan een team vaker geaudit worden (ook op verzoek van het team zelf).
  • financieel:
    Uiteraard is er de gebruikelijke cyclus van begroting en jaarrekening. Tweemaandelijks, vanaf februari van elk boekjaar, wordt aan het College van Bestuur gerapporteerd hoe de uitputting van de begroting zich ontwikkelt. Deze maandrapportage wordt ook gedeeld met de auditcommissie; de meest recente maandrapportage die verschijnt voor een vergadering van de auditcommissie, wordt door het college met deze commissie besproken. Daarnaast is de meerjarenprognose een belangrijk sturingsinstrument waarmee de (financiële) effecten van het strategisch meerjarenbeleid en de verwachte interne en externe ontwikkelingen inzichtelijk worden gemaakt. Met behulp van dit sturingsinstrument kan onder meer het effect van beleidskeuzen, risico’s en ontwikkelingen op het (toekomstige) resultaat, het vermogen, de balansposities en de financieringsstructuur inzichtelijk worden gemaakt. Jaarlijks wordt de meerjarenbegroting ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht.
  • personeel:
    Tegelijk met de tweemaandelijkse financiële voortgangsrapportage wordt de ontwikkeling van het aantal fte’s gemonitord en wordt beoordeeld hoe zich dat verhoudt tot het begrote aantal fte’s. Ook wordt gerapporteerd over de omvang van de flexibele schil (het percentage medewerkers met een benoeming voor bepaalde tijd gerelateerd aan het totaal aantal medewerkers). Daarnaast wordt de ontwikkeling van de medewerkers gemonitord door de tweejaarlijkse cyclus van ontwikkel- en voortgangsgesprekken en tussentijdse gesprekken met leidinggevende. Bovendien zijn voor de verschillende regio’s/locaties strategische personeelsplannen opgesteld die regelmatig worden geactualiseerd en wordt de ontwikkeling van het aantal WW- en BW-gerechtigden continu gemonitord.
  • informatiebeveiliging:
    Er worden bewustwordingsbijeenkomsten gehouden voor teams. Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Het Alfa-college heeft zich hier goed op voorbereid en heeft een functionaris gegevensbescherming in dienst die waakt over correcte toepassing van de AVG.
  • strategisch beleid:
    V
    oorafgaand aan een schooljaar wordt elk jaar een kaderbrief gemaakt. Hierin wordt aangegeven wat wordt verwacht van de diverse organisatie-eenheden als het gaat om de strategische doelen van de organisatie en de ontwikkelingen die zich tussentijds in een strategische periode aandienen. Om de voortgang van de realisatie van e.e.a. binnen de organisatie-eenheden te volgen worden er drie keer per schooljaar jaarplangesprekken gehouden met de managementteams van die eenheden. Na afloop van het schooljaar wordt op instellingsniveau een rapportage opgesteld waaruit blijkt wat de stand van zaken is op dat moment. Die rapportage wordt besproken met de Raad van Toezicht en de Ondernemingsraad.
  • strategische risicoanalyse:
    A
    an het begin van elke strategische periode wordt mede op basis van het voor de nieuwe periode geldende strategisch beleid een strategische risicoanalyse uitgevoerd. In de daarop volgende jaren in dezelfde strategische beleidsperiode wordt de uitkomst van die strategische risicoanalyse jaarlijks herbeoordeeld. In 2018 heeft deze herbeoordeling in aanloop naar de nieuwe strategische periode niet plaatsgevonden. In 2019 zal een nieuwe strategische risicoanalyse worden uitgevoerd op basis van de nieuwe strategische koers.
  • interim controle:
    In de rapportage van zijn jaarlijkse interim-controle geeft de accountant zijn bevindingen weer naar aanleiding van zijn onderzoek naar de bedrijfsvoering en processen.

Door de aangepaste werkwijze van de accountant tijdens de eindejaarscontrole, nu gebaseerd op een volledige gegevenscontrole, is de interim controle uitgevoerd op de hoofdlijnen van de bedrijfsprocessen. De aanbevelingen uit het onderzoek tijdens de interim controle zijn door de organisatie overgenomen.

Naast de bovengenoemde wijze van beheersing is in 2018 ook gewerkt aan het gaan werken met sturen op soft-controls. Door een werkgroep is de notitie ‘Werken met soft-controls in het Alfa-college’ opgesteld. Mede op basis daarvan zijn de diverse organisatie-eenheden, passend binnen hun eigen cultuur, hiermee aan de slag gegaan, bijv. door gebruik te maken van dilemma-gesprekken. In 2018 is de beweging in gang gezet om te groeien naar professionele leergmeenschappen. Het sturen op soft-controls past goed binnen deze ontwikkeling. In 2019 zal de verantwoordingscyclus van het Alfa-college worden herzien, waarbij meer systematisch zowel kwantitatief als kwalitatief verantwoord gaat worden volgens de vierslag: beschrijven, analyseren, waarderen en leren.

Belangrijkste risico’s en onzekerheden

Met ingang van 1 augustus 2015 is een nieuwe strategische beleidsperiode begonnen. In mei 2016 is ondersteund door EY een sessie gehouden waarin de strategische risicoanalyse is uitgevoerd. Als resultaat van die sessie zijn de volgende vijf risico’s (op grond van kans x gevolgen x verbetermogelijkheid) bepaald (in volgorde van grootte):

Nr. Risico Korte omschrijving
1. Kwaliteit van medewerkers Het risico dat we de doelen uit ons strategisch beleidsplan niet realiseren omdat het veel vraagt van alle medewerkers: naar buiten, ondernemen, crossovers, voortdurend scholen, rolmodel zijn etc.
2. Informatiebeveiliging Het risico dat informatiebeveiliging onvoldoende aandacht krijgt waardoor de continuïteit van ons ROC in het gedrang komt.
3. Onderwijsinnovatie Het risico dat ondoeltreffende onderwijsinnovatie de bekwaamheid van de instelling in gevaar brengt om aan de behoeften en verwachtingen van zijn stakeholders, inclusief zijn studenten, op de langere termijn te voldoen.
4. Personeelsformatie Het risico dat een beperkte beschikbaarheid in een aantrekkende arbeidsmarkt van arbeidskrachten het vermogen in gevaar brengt om (goed) onderwijs aan te bieden en om de ondersteuning goed uit te kunnen laten voeren.
5. Informatietechnologie Het risico dat niet te allen tijde erop kan worden vertrouwd dat uit de educatieve en administratieve/ondersteunende systemen gegevens zijn te benaderen om de organisatie draaiende te houden.

Na het bepalen van deze risico’s is in beeld gebracht welke beheersmaatregelen we reeds hebben om de genoemde risico’s te beperken en wat er nog meer zou moeten/kunnen gebeuren ten behoeve daarvan. In ons Geïntegreerd Jaardocument 2016 zijn deze beheersmaatregelen beschreven. De stand van zaken m.b.t. de beheersing van de vijf risico’s ultimo 2018 is als volgt:

  • Risico’s 1 en 4: Kwaliteit medewerkers en personeelsformatie
    De beheersing van deze risico’s worden in gezamenlijkheid opgepakt onder verantwoordelijkheid van de directeuren. Voor de verschillende locaties zijn strategische personeelsplannen opgesteld. Deze plannen geven een overzicht van het zittende personeel (kwalitatief en kwantitatief), een overzicht van de te verwachten uitstroom van medewerkers voor de komende jaren en een overzicht van de te verwachten personeelsbehoefte voor de komende jaren.
    Mede door het opstellen van de plannen krijgt HRM steeds meer de rol van sparringpartner voor de verschillende locaties. Dit wordt vormgegeven door beter en actiever in gesprek te zijn met het management en het ontwikkelen van beleid dat aansluit bij de behoefte van de organisatie voor nu en in de toekomst. De personele ontwikkeling is onderdeel van de reguliere P&C-cyclus in de organisatie.
  • Risico 2: Informatiebeveiliging
    In het kader van de informatiebeveiliging heeft in 2018 de invoering van de AVG centraal gestaan. In paragraaf 5.4 is inhoudelijk aandacht besteed aan de invoering van de AVG.
  • Risico 3: Onderwijsinnovatie
    Onderwijsinnovatie is als onderdeel van onze derde koersuitspraak in de reguliere P&C-cyclus van het Alfa-college gepositioneerd en worden de aan dit risico gekoppelde beheersmaatregelen niet separaat gemonitord in het kader van risicomanagement.
  • Risico 5: Informatietechnologie
    In 2018 is door de afdeling ICT verder gewerkt aan het in 2017 opgestelde informatiebeleid, met daarin de benodigde vernieuwingen binnen het ICT-landschap. Continuïteit van de informatievoorziening blijft van essentieel belang voor het Alfa-college.

Naar ons oordeel zijn de risico’s in 2018 tot een acceptabel niveau gereduceerd. Om dat ook in 2018 e.v. te realiseren zullen we echter voortdurend alert moeten blijven op de beheersing van deze risico’s.

Vanuit het perspectief van risicobereidheid hebben we er, door om te gaan met de risico’s zoals hierboven beschreven, er voldoende vertrouwen in dat de beheersmaatregelen er samen voor zorgen dat de mogelijke gevolgen van deze risico’s voldoende worden gemitigeerd. Daarnaast zijn we van oordeel dat de genoemde risico’s vallen binnen de reguliere bedrijfsvoering van een ROC. De inspectie heeft als weerstandsnorm bij normale bedrijfsvoering een minimaal solvabiliteitspercentage van 30% bepaald. Ultimo 2018 is het solvabiliteitspercentage van het Alfa-college 47%. De mogelijke ‘impact’ op de resultaten en/of op de financiële positie van het zich voordoen van een of meerdere van de genoemde risico’s is dan ook niet zo groot, dat die zouden moeten leiden tot verhoging van ons weerstandsvermogen.

Naast de hierboven beschreven traditionele wijze van risicobeheersing is het Alfa-college zich er van bewust dat de echte risico’s minder voorspelbaar zijn. Het gaat hierbij om begrippen als communicatie, veiligheid en vertrouwen in het uitvoeren van onze maatschappelijke kerntaken: onderwijs en examinering). Door ons bewust te zijn van deze risico’s en het sturen op soft-controls wordt gewerkt aan de beheersing van deze risico’s.

Rapportage toezichthoudend orgaan

De Raad van Toezicht wordt steeds door het College van Bestuur betrokken bij majeure beleidsvraagstukken. Alle relevante plannings- en verantwoordingsdocumenten worden cf. statuten aan de Raad van Toezicht voorgelegd ter goedkeuring. Mochten zich los daarvan financieringsvraagstukken voordoen, dan worden die ook door het college aan de raad ter goedkeuring voorgelegd. Daarnaast wordt de Raad van Toezicht bij grote onderwerpen ook meer en meer in de beleidsvoorbereidende fase betrokken door het College van Bestuur. Beide organen doen dat meer en meer in de vorm van gezamenlijke ‘met-de-benen-op-tafel-overleggen’.

De audit- en onderwijscommissie van de Raad van Toezicht zijn in dit opzicht ook belangrijk. In hun vergaderingen is er gelegenheid om in aanwezigheid van deskundigen uit de organisatie inhoudelijk in te gaan op de voor deze commissies relevante onderwerpen. Onderwerpen kunnen er inhoudelijk worden voorbesproken en indien gewenst voorzien van een advies van de desbetreffende commissie aan de Raad van Toezicht worden voorgelegd. Dat geldt bijv. voor de financiële plan- en verantwoordingsdocumenten die eerst in de auditcommissie aan de orde komen alvorens zij in de Raad van Toezicht worden besproken. Enkele andere onderwerpen die langs deze lijn besproken worden zijn verantwoording en sturen op soft-controls.