Bedrijfsvoering

5.1 Facilitair Bedrijf

Het facilitair bedrijf heeft een jaarplan gemaakt waarbij we een missie hebben geformuleerd voor de dienst. Deze missie sluit naadloos aan bij het businessplan Bedrijfsvoering 2015-2019 Wij maken leren mogelijk’ en het strategisch beleid 2015-2019 van het Alfa-college ‘Doelbewust naar buiten’. De missie is als volgt verwoord: het Facilitair Bedrijf biedt studenten, bezoekers en medewerkers van het Alfa-college een comfortabele en gastvrije leeromgeving. De producten en diensten die het Facilitair Bedrijf levert zijn eigentijds en kwalitatief op orde. Onze dienstverlening en dienstverleners zorgen voor verwondering. 

Intermediairschap onderwijs en bedrijven

Het facilitair bedrijf is zich bewust van zijn positie in de organisatie. Het kan vanuit de contracten en contacten met bedrijfsleven liaison zijn tussen onderwijs en bedrijven. In 2018 is gestart met een intermediairschap waarbij facilitaire contractors actief worden bevraagd naar hetgeen zij als meerwaarde het onderwijs kunnen bieden. Vanuit het aanbod wordt getracht dit af te stemmen met het onderwijs, met als doel een match te vinden die vanuit wederkerigheid meerwaarde geeft voor zowel de student als het bedrijf. De eerste resultaten in de vorm van afstemming tussen onderwijs en bedrijfsleven tekenen zich af. Dit zal in 2019 een nader vervolg krijgen.

Duurzaamheid

Duurzaamheid is geen modegril of trend. Als organisatie die midden in de samenleving staat en het als haar taak ziet studenten en medewerkers ondersteuning te geven voor een duurzame toekomst, is het een must. Duurzaamheid vertaalt zich in deze in gesprekken met leveranciers hoe leveringen duurzamer kunnen plaatsvinden, b.v. door het inzetten van elektrische vrachtwagens. Ook binnen de locaties wordt bij nieuwbouw, herbouw en investering gericht gekeken naar methoden om te verduurzamen. Te denken valt aan watervrij sanitair en lichtsensoren. Paradepaardje is het project Volta 2020, waarbij niet traditioneel verbouwd en gesloopt wordt, maar er sprake is van circulaire revitalisatie, waarbij eerst materialen gesloopt worden die daarna weer hergebruikt kunnen worden. In 2019 willen we de lijn naar een duurzaam Alfa-college voortzetten en rolmodel zijn als opleidingsinstituut.         

Veilige school

In het schoolnoodplan is opgenomen dat er jaarlijks wordt geoefend in amoksituaties. Amok wil zeggen een dreiging met als doel om moedwillig mensen te verwonden. Om deze oefeningen in goede banen te leiden, is in het CDO van 19 december 2018 de notitie ‘Visie en beleid geweldsdreiging’ vastgesteld. Deze notitie geeft weer hoe te handelen vooraf en tijdens de oefening  en daarna in mogelijke reële situaties. In 2019 zullen de oefeningen conform de notitie op alle locaties worden uitgevoerd.

Met ondersteuning van Human Capital Care is de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) weer geactualiseerd en zijn knelpunten die in een eerdere inventarisatie waren vastgesteld, opgelost. Verduidelijkt is de rol en de verantwoordelijkheid die bij het facilitair bedrijf ligt en de rol en de verantwoordelijkheid die bij het onderwijs ligt. In 2018 hebben we ook aandacht besteed aan de RI&E van de buitenlocaties. In 2019 zullen we verder werken aan het kwalitatief in kaart brengen van de buitenlocaties in relatie tot mogelijke risico’s..

Om risico’s op de werkvloer goed in te kunnen schatten, hebben alle medewerkers beheer een cursus VCA gevolgd. De facilitair managers hebben de VCA-plus variant doorlopen. Een ieder heeft de cursus met succes doorlopen.          

Groningen bereikbaar

Ingegeven door de (tijdelijke) slechtere bereikbaarheid van de stad Groningen is het Alfa-college aangesloten bij en actief in het programma ‘Groningen Bereikbaar’. Ter ondersteuning aan de bereikbaarheid van de stad en de locaties is het project ‘anders roosteren’ ingevoerd. Een substantieel deel van onze studenten begint nu na 9.00 uur met de lessen. Dit vermindert de druk op het openbaar vervoer. Naast een financiële bijdrage voor onze inspanning is de grotere opbrengst het feit dat meer studenten tijdig op school kunnen komen. In 2019 wordt het project gecontinueerd en zo mogelijk uitgebreid. Daarnaast wordt in samenwerking met de dienst HRM onderzocht en geadviseerd over de introductie van een mobiliteitskaart.

Tot slot wordt onderzocht en gestimuleerd hoe medewerkers en studenten in toenemende mate kunnen reizen met behulp van openbaar vervoer of fiets, en wordt bezien of het Alfa-college kan overgaan tot aanschaf van enkele elektrische auto’s ten behoeve van o.a. stagebezoeken.

Cateringconcept Meet & Eat

In 2018 zijn alle locaties door een extern bureau gescreend op de huidige uitstraling en inrichting. Vanuit deze screening en na overleg met de facilitair managers is per locatie een voorstel opgeleverd. Het voorstel is een esthetische ingreep in de bestaande cateringlocaties met als doel de eenheid van het concept Meet & Eat gestalte te geven. Binnen het concept wordt via 7 pijlers de verwondering opgewekt door gezonde voeding, duurzaamheid en natuurlijke consumptiemomenten verdeeld over de dag. Ook is er oprechte aandacht voor de opmars van vegetarische voeding. Vanaf 2019 wordt per locatie een businesscase voor dit concept opgesteld.

De basis op orde

Het facilitair bedrijf wil een goede rentmeester zijn m.b.t. de veiligheid en actualiteit van de inrichtingscomponenten van de locaties. Hiertoe zijn in 2018 overzichten gegenereerd waarbij op ruimteniveau inzichtelijk is wat aanwezig is en wat de termijn van afschrijving is. Als gevolg hiervan kunnen financiën voor vervanging goed worden begroot en tijdig ontsloten. De vervanging na afschrijvingstermijn gebeurt in samenspraak tussen facilitair manager en bureau huisvesting in samenspraak met de functionele klantwens van het onderwijs. 

Huisvesting en vastgoed

Volta 2020 (herinrichting van onze locatie in Hoogeveen) is volop in beweging. In 2018 zijn de plannen verder ontwikkeld. In januari 2018 is de aanbesteding gepubliceerd waarna het contracteren van een consortium in de zomer van 2018 heeft plaatsgevonden. Wegens ruimtegebrek ten gevolge van groei van het aantal studenten op de locatie Admiraal de Ruyterlaan is extra praktijkruimte gehuurd aan de Atoomweg te Groningen. Het project Noord Nederland Vitaal van de opleidingen Sport en Bewegen en Uniformberoepen is nader uitgewerkt middels een businesscase en met de tweede fase zal medio 2019 begonnen worden. Voor de locatie Kluiverboom is een businesscase gemaakt waarbij een buitensportgebied wordt ontwikkeld samen met externe relevante stakeholders. Het doel is dat kan worden voldaan aan de richtlijn van het Alfa-college inzake vitaliteit waarin is opgenomen dat 5% van de onderwijstijd in sportactiviteiten wordt weggezet. In 2019 zal het buitensportgebied concreet worden uitgevoerd. In 2018 is een scenarioplanning uitgevoerd voor het Fieldlab PracTICe op de Admiraal de Ruyterlaan.        

 

5.2 Informatisering en projecten

Studenten krijgen meer keuzevrijheid binnen hun persoonlijke leerweg. Een mooie ontwikkeling waarin de uitdaging zit om sneller in te kunnen spelen op de wensen van de student, het werkveld en daarmee ook de docent. Hierbij is het ontvangen van de juiste informatie op het juiste moment cruciaal. Om dit te realiseren zijn in 2018 een aantal belangrijke veranderingen verder uitgewerkt en gerealiseerd binnen de informatisering van het Alfa-college. Enerzijds door het implementeren van nieuwe ICT-oplossingen, maar anderzijds ook door het standaardiseren en optimaliseren van (onderwijs)processen.

Meerjarenplanning en jaarplanning

Binnen het programma ‘Onderwijs op maat’ is het project ‘Implementatie meerjarenplanning en jaarplanning’ binnen de systemen Eduarte en Xedule gestart. Met de implementatie van een meerjarenplanning en jaarplanning vergroot het Alfa-college de voorspelbaarheid, openheid en duidelijkheid met betrekking tot het ontvangen en geven van onderwijs voor de studenten en docenten. Door het vergroten van standaardwerkwijzen en afspraken omtrent de onderwijsplanning kan de flexibiliteit vergroot worden.

Naast de inrichting van de systemen is er een onderzoeksfase opgestart waarin een aantal voorloperteams onderzoeken wat de toegevoegde waarde is van de inzet van een specialist onderwijslogistiek voor het Alfa-college bij de realisatie van de meerjaren- en jaarplanning. Er wordt onderzocht hoe een dergelijke functie ingevuld en gepositioneerd moet worden en hoe deze rol de docent en student het beste kan helpen om de voorspelbaarheid te vergroten.

Eén kernregistratie-systeem

In 2018 is gestart met het project om van twee systemen voor kernregistratie (PeopleSoft) en studentenbegeleiding (Eduarte) over te gaan naar één systeem voor zowel de kernregistratie als de studentenbegeleiding, namelijk Eduarte. Dit om studenten nog beter inzicht te geven in de keuzes die ze kunnen maken en in de resultaten die ze hebben gehaald. Het beter kunnen ondersteunen van deze belangrijke processen omtrent examinering en keuzedelen zijn belangrijke ontwikkelingen voor nu en voor de toekomst. De concrete opdracht voor dit project is de migratie naar Eduarte in het vierde kwartaal van 2019 te realiseren. Er wordt hierbij een ruime nazorgperiode gefaciliteerd tot aan de zomer van 2020.

Optimalisatie ICT-werkplek

In 2018 is een nieuwe ICT-werkplek uitgerold binnen de organisatie. Alle medewerkers hebben een upgrade ontvangen van hun laptop en in vele gevallen ook een nieuw hardware-model mogen kiezen. De nieuwe ICT-werkplek is nog lichter en daarmee geschikter voor het ondersteunen van onze mobiele docenten die ook steeds vaker buiten de gebouwen van het Alfa-college actief zijn. 

Transitie naar de CLOUD

De ICT van het Alfa-college ondergaat een transitie naar de ‘cloud’. In de praktijk gaat dit betekenen dat alle applicaties uit het eigen rekencentrum gaan verhuizen naar een beheerde (cloud)-omgeving van de applicatieleverancier. De kantoorautomatisering is in 2018 volledig omgezet naar een Microsoft cloud-omgeving. De voorbereidingen zijn getroffen om in 2019 en 2020 toe te werken naar een volledige cloud-architectuur. Dit levert het Alfa-college niet alleen een besparing op, maar ook een hogere mate van flexibiliteit en aansluiting bij de nieuwe standaard in de markt.

Door het introduceren van meer applicaties ontstaan er meer mogelijkheden om gebruik te maken van de gegevens die door deze applicaties allemaal opgeslagen worden. Hier ligt een grote kans, maar zeker ook een uitdaging voor het Alfa-college om deze data om te zetten naar bruikbare informatie. Voor 2019 en 2020 ligt hier een ambitie om de studenten en docenten niet alleen informatie te geven over de geleverde resultaten, maar ook te ondersteunen met een voorspellende waarde.

5.3 Marketing, communicatie en voorlichting

Nieuws

Het Alfa-college heeft in 2018 een nieuwe visie ontwikkeld op het genereren van nieuws vanuit de organisatie. We willen verhalen vertellen over studenten en medewerkers, om het Alfa-college te positioneren als het persoonlijkste ROC van Noord-Nederland. In april 2018 is een nieuwsredactie gevormd als onderdeel van de dienst MCV, met als opdracht om professionele online en offline berichtgeving over het Alfa-college te realiseren voor en over (toekomstige) studenten, medewerkers en stakeholders. Het team bestaat uit een coördinator, twee redacteuren en twee videomakers. In eerste instantie is de nieuwsredactie inzetbaar voor de regio Groningen en organisatiebrede thema’s.

Van april tot en met december 2018 heeft de nieuwsredactie aandacht besteed aan 155 verschillende onderwerpen, verdeeld over de locaties in Groningen en ‘corporate’. De productie omvatte 70 video’s en 30 persberichten. Dit resulteerde onder andere in publiciteit in regionale media. Het Alfa-college verscheen in 10 radio-items, 40 krantenartikelen en 310 online nieuwsberichten van bijvoorbeeld Dagblad van het Noorden, Groninger Gezinsbode, RTV Noord en OOG. Het Alfa-college heeft een steviger netwerk in het regionale medialandschap door meer tijd te investeren in het onderhouden van relaties.
Bijzonder noemenswaardig is ook de rubriek ‘Die ene student’ die maandelijks verschijnt in de Groninger Gezinsbode. De nieuwsredactie portretteert een docent die vertelt over een student die op enigerlei wijze indruk heeft gemaakt. Het zijn human interest-verhalen die kunnen rekenen op positieve feedback van in- en externe relaties.

De inspanningen van de nieuwsredactie hebben ook bijgedragen aan de groei van het aantal volgers van het Alfa-college op sociale media. Op Twitter, Facebook en Instagram is het totaal aantal volgers met bijna 1.000 personen toegenomen. LinkedIn kende een flinke groei van 1.950 volgers. Mede door de inspanningen van de nieuwsredactie is de on- en offline zichtbaarheid van het Alfa-college sterk vergroot, net als de interactie met de diverse doelgroepen. In 2019 gaat de nieuwsredactie zich richten op onder andere het produceren van planbare eigen content en op het verder versterken van het medianetwerk.

In de regio Hardenberg bleef het Alfa-college in 2018 met communicatie inzetten op het vergroten van zichtbaarheid en naamsbekendheid. Het doel was enerzijds om de sterke naamsbekendheid in Hardenberg te behouden en anderzijds om de naamsbekendheid te vergroten in de omliggende gemeenten, zoals Ommen, Dalfsen en Emmen (die laatste in samenwerking met het Alfa-college in Hoogeveen). Middelen die het Alfa-college hiervoor inzet zijn onder andere een wekelijkse advertorial in nieuwsblad De Toren, redactionele artikelen en advertenties in regionale bladen in Ommen en Dalfsen, bioscoopreclame in Emmen en Hoogeveen en sponsoring van plaatselijke sportclubs waarvan de teams competitie spelen in de regio. Deze inspanningen lijken effect te hebben. Zo zijn er voor het schooljaar 2019-2020 in vergelijking met voorgaande jaren meer aanmeldingen vanuit Emmen voor opleidingen van het Alfa-college in Hardenberg.

Een opvallende gebeurtenis in 2018 was de grote media-aandacht voor een voorgenomen AMOK-oefening op onze locatie Voltastraat in Hoogeveen. Bij een AMOK-oefening traint een organisatie hoe te handelen als er een gewapende, gewelddadige persoon de school binnendringt. Deze situatie zou zoals gebruikelijk geoefend worden in samenwerking met de regionale politie. De oefening is per brief aangekondigd onder studenten en hun ouders/verzorgers. Het realistisch oefenen van AMOK in aanwezigheid van studenten en docenten bleek een maatschappelijk precair vraagstuk. De aankondiging van de oefening leidde tot brede aandacht in de regionale en daarna landelijke media. Ondanks de eerste overwegend negatieve opinie leek in tweede instantie positieve bijval voor de aard van de oefening te ontstaan. Hieruit kan geconcludeerd worden dat AMOK-oefenen nog onbekend en daardoor als onbemind wordt ervaren. De media-aandacht is door betrokkenen (dienst MCV, regiodirecteur en College van Bestuur) professioneel opgepakt en heeft bijgedragen aan het ombuigen van een negatieve eerste reflectie naar een positievere tweede reflectie. Uiteindelijk is wel besloten om de AMOK-oefening niet te laten doorgaan.

Noemenswaardig zijn verder twee evenementen waar het Alfa-college respectievelijk initiator en partner van was: Alfa's Goud en het Werkfestival. Alfa's Goud was de verkiezing van beste student, beste leerbedrijf en beste praktijkbegeleider. Het was voor het eerst dat het Alfa-college op deze manier zijn ambassadeurs in het zonnetje zette. Het concept viel intern en extern in goede aarde en heeft in 2019 een vervolg gekregen. 

Het Werkfestival was een grote banenmarkt op het Suikerunieterrein in Groningen, op initiatief van Werk in Zicht, het samenwerkingsverband van gemeenten, UWV en SW-bedrijven in Groningen en Noord-Drenthe. Het Alfa-college was aanwezig met tal van (technische) opleidingen en verzorgde workshops over bij- en omscholing. De deelname van het Alfa-college aan dit evenement heeft bijgedragen aan de positionering van het Alfa-college als vanzelfsprekende partner voor bedrijven en instellingen.

Voorlichting 2.0

Het Alfa-college trekt op het gebied van voorlichting al jaren op met het Noorderpoort, Menso Alting, Terra MBO en het Drenthe College. In 2018 hebben deze partners onderzocht hoe effectief de gezamenlijke voorlichtings- en wervingsactiviteiten zijn, met als doel om nog beter aan te sluiten op de behoefte van de betrokken doelgroepen (potentiële studenten en ouders).
Aan dit onderzoek hebben 100 vmbo-leerlingen meegewerkt (60 TL-, 30 KB- en 10 BB-leerlingen.) Wat blijkt: de leerling wil in het oriëntatieproces op de vervolgopleiding beleven, ervaren en geïnformeerd worden op de toekomstige mbo-instelling. Dit betekent voor de mbo-instellingen dat zij vaker de schoolgebouwen moeten openstellen voor de potentiële student en zijn/haar ouders. 

Uit het onderzoek blijkt verder dat de meeloopochtenden voor toekomstige studenten medebepalend zijn voor hun opleidingskeuze en desbetreffende school. Ouders daarentegen worden vooral bediend bij de open dagen, wanneer zij de school kunnen bezichtigen en kunnen praten met docenten. De open dagen en meeloopdagen zijn activiteiten waar de doelgroep zelf kan beleven en ervaren. Bij de overige activiteiten ligt de focus op informatieoverdracht om de kennis van beroepen en opleidingen te vergroten. De tendens dat mbo’s eerder in het schooljaar en frequenter activiteiten op hun scholen organiseren is overal gaande.

Naar aanleiding van dit onderzoek heeft het Alfa-college met ingang van het schooljaar 2018-2019 niet slechts één informatieavond op één locatie, maar openen we de deuren in november en maart op álle locaties in Groningen. Ten opzichte van 2017 had het Alfa-college ruim twee keer zoveel bezoekers op de informatieavond in november (942 in 2018 tegen 450 in 2017). Daarnaast houden we meeloopweken in plaats van meeloopdagen. Met ingang van het schooljaar 2019-2020 houden de vijf noordelijke mbo-instellingen geen 'Hallo Mbo'-campagne meer en geen avondvoorlichtingen op scholen voor voortgezet onderwijs.

Doorontwikkeling website 

De website van het Alfa-college is het belangrijkste communicatiemiddel voor voorlichting en werving van studenten. De huidige website is gelanceerd in 2017. In 2018 is de website technisch en functioneel doorontwikkeld. 

In mei zijn verbeteringen gerealiseerd in het contentmanagementsystem, waardoor redacteuren efficiënter inhoud kunnen plaatsen. Het uiterlijk van webpagina’s is op onderdelen ook gewijzigd. Bezoekers zien daardoor bijvoorbeeld sneller op welke locatie een opleiding wordt aangeboden. Daarnaast is de zoekfunctie verbeterd, waardoor bezoekers sneller informatie over opleidingen kunnen vinden, filteren en ordenen. Enkele elementen op opleidingspagina’s zijn geoptimaliseerd voor weergave op mobiele telefoons. Informatie over BBL-opleidingen is sneller en gemakkelijker te vinden.

In november is de navigatie van de website verbeterd, zodat gebruikers nog gemakkelijker hun weg kunnen vinden naar de gewenste informatie. Daarnaast zijn vacatures en andere informatie over het Alfa-college als werkgever gemakkelijker te vinden. Aan het eind van het jaar is ten slotte een upgrade uitgevoerd naar de nieuwste versie van het contentmanagementsysteem.

5.4 Algemene Verordening Gegevensbescherming

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is op 25 mei 2016 definitief geworden en op 25 mei 2018 van toepassing geworden. Het Alfa-college heeft de overgangsperiode van 2 jaar gebruikt om aan de verplichtingen van de AVG te voldoen.

Het Alfa-college wil de studenten en medewerkers een veilige werk- en schoolomgeving bieden. Daarbij past een organisatie die zeer zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens en daarbij voldoet aan de wettelijke kaders van de AVG. Het Alfa-college wil ook transparant zijn naar zijn studenten, medewerkers en stakeholders over de manier waarop gegevensverwerkingen bij het Alfa-college plaatsvinden. Om dit te realiseren krijgen medewerkers en studenten training en voorlichting ten aanzien van de AVG.

Begin 2018 is een impactanalyse uitgevoerd om te kunnen onderzoeken wat de AVG voor iedere medewerker van het Alfa-college betekent. Deze analyse is input geweest voor het jaarplan ‘Privacy en Informatiebeveiliging 2018’.

Vanuit het jaarplan zijn de volgende zaken gerealiseerd:

  • In 2015 is reeds binnen het Alfa-college een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld, één van de verplichtingen binnen de AVG. Daarnaast is er in 2018 een adviseur voor privacy en iInformatiebeveiliging aangesteld en heeft elke locatie een eigen contactpersoon voor privacy en informatiebeveiliging. Deze functionarissen werken nauw met elkaar samen om organisatiebreed aan de AVG te kunnen voldoen.
  • Het privacy- en informatiebeveiligingsbeleid is opgesteld, vastgesteld en geïmplementeerd.
  • We informeren studenten, medewerkers en externen over de verwerkingen van hun persoonsgegevens.
  • Het bewustwordings- en trainingsprogramma is opgesteld.
  • Er vindt een jaarlijkse beoordeling plaats van de effectiviteit van de getroffen maatregelen en beleidsuitgangspunten ten aanzien van privacy en informatiebeveiliging.
  • Op elk informatiesysteem wordt een effectbeoordeling rondom gegevensbescherming (Privacy Impact Assessment) uitgevoerd.
  • We hanteren ‘Privacy bij design and default’: bij het ontwerpen van producten en diensten houdt men al rekening met het voldoen aan de privacywetgeving. De standaardinstellingen van producten en diensten moeten zo worden ingericht dat wordt voldaan aan de privacywetgeving.
  • Bewaar- en vernietigingstermijnen worden gehanteerd.
  • Verwerkersovereenkomsten worden afgesloten met elke leverancier die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de verwerkersverantwoordelijke.
  • Er is een register van verwerkingen, datalekken en rechtenverzoeken dat door middel van een applicatie is gerealiseerd. Daarmee is de privacy en informatiebeveiligingsboekhouding gerealiseerd.
  • Alle verwerkingen van persoonsgegevens zijn AVG-proof.
  • Er worden passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen.

In 2018 was de focus vooral gericht op de organisatie, om deze zodanig in te richten dat deze voldoet aan de Algemene Verordening Persoonsgegevens. De komende tijd gaat de aandacht naar het trainen en voorlichten van de medewerkers ten aanzien van de AVG.